Wenn eine Infektion die Gesamtbevölkerung erfasst und den Alltag betrifft, können Ihre Mitarbeiter mit dem Krankheitserreger in Berührung kommen. Sie müssen dann zusätzliche Maßnahmen für sich und andere ergreifen. Kollegen melden sich krank oder nehmen unbezahlten Urlaub, weil sie befürchten, sich zu infizieren. Arbeitgeber müssen die Situation verstehen und Maßnahmen veranlassen, um die Geschäftstätigkeit unter diesen Bedingungen weiterführen zu können.

Flexible Arbeitsregelungen, die sowohl den Arbeitnehmern als auch dem Management Rechnung tragen, verringern Stress und bieten den Teammitgliedern Wahlmöglichkeiten. Die Mitarbeiter können ihre Arbeit erledigen und vor allem ihren Job behalten. Unternehmen können als flexible Arbeitsregelungen unter anderem auf die persönlichen Bedürfnisse zugeschnittene Arbeitszeiten, Arbeitsorte und Arbeitsmuster anbieten. Durch die Umsetzung einer flexiblen Arbeitsvereinbarung für den Arbeitsort bleiben die Angestellten beispielsweise produktiv, während sie von Zuhause aus arbeiten. Telearbeit senkt das Risiko, dass sich eine Infektion unter den Mitarbeitern ausbreitet, und nutzt gleichzeitig Technologie zur Aufrechterhaltung der Produktivität.

Während des Höhepunkts des Coronavirus-Ausbruchs in China mussten Unternehmen schließen. Viele Bewohner wurden unter Quarantäne gestellt und andere mussten zu Hause bleiben. Deshalb ist jetzt die Zeit für Unternehmen gekommen, Telearbeit in Erwägung zu ziehen.

Damit ein Mitarbeiter von Zuhause aus arbeiten kann, muss das Unternehmen bereits eine SOP eingerichtet haben, um sicher auf arbeitsbezogene Software, Dokumente und Plattformen zugreifen zu können. Der Virusausbruch hat Unternehmen dazu veranlasst, nach Alternativen zu suchen, um die Arbeit aus der Ferne auf kollaborative Weise zu ermöglichen.

In der vergangenen Woche verzeichnete beispielsweise Welink, ein mit Huawei assoziierter Cloud-Dienstleister, einen Anstieg der Anzahl neuer Nutzer aus Unternehmen um 50%.

Während einer Epidemie sollten Arbeitgeber den gesunden Menschenverstand walten lassen und die Motivation und Sicherheit der Mitarbeiter sowie ihre öffentliche Verantwortung berücksichtigen, wenn sie beurteilen, ob Dienstreisen erforderlich sind. Die meisten Unternehmen werden deshalb nicht unbedingt erforderliche Reisen und persönliche Treffen reduzieren oder verschieben. Im Zuge einer Epidemie bergen Geschäftsreisen nicht nur ein Infektionsrisiko für die Mitarbeiter, sondern sie bringen auch erhöhte Reisekosten für das Unternehmen mit sich: Der Betrieb muss den Versicherungsschutz, mögliche Reisebeschränkungen und das allgemeine Wohlbefinden des Mitarbeiters berücksichtigen. Am wichtigsten ist jedoch, dass Organisationen Geschäftsreisen während eines öffentlichen Gesundheitsnotstandes nicht auf die leichte Schulter nehmen, da diese für eine weitere Ausbreitung der Infektion verantwortlich sein können.

Paul Holcroft, stellvertretender Direktor der Personalberatung Croner, erklärte gegenüber Personnel Today, dass die Sorgfaltspflicht der Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter sich auf das Absagen von Reisen an Orte erstrecken kann, die ein Gesundheitsrisiko darstellen. „Arbeitgeber, die beabsichtigt haben, Mitarbeiter in betroffene Gebiete zu entsenden, sollten die Reise verschieben oder prüfen, ob Besprechungen auch auf elektronischem Wege durchgeführt werden können.“

Unternehmen, die Konferenzen und Seminare geplant haben, müssen diese nun verschieben. Der Nachteil von Workshops, Seminaren und Konferenzen ist bekanntlich, dass Mitarbeiter an andere Orte geschickt werden müssen. Unternehmen sollten jedoch das Risiko vermeiden, ihre Mitarbeiter einer Infektion auszusetzen und deshalb in Betracht ziehen, stattdessen Webinare und Online-Seminare anzubieten, da diese einfach eingerichtet werden können und eine größere Reichweite haben.

Während des Ausbruchs einer Infektionskrankheit müssen Unternehmen, die an Ausstellungen und Messen teilnehmen, mit weniger Besuchern rechnen. Ericsson, ein Anbieter von Technologie für Telekommunikation, erklärte gegenüber Business Today bezüglich seiner Teilnahme am Mobile World Congress (MWC) 2020 in Barcelona: „Nach dem Ausbruch und der anhaltenden Verbreitung des neuartigen Coronavirus hat Ericsson die Entwicklung genau beobachtet und die Empfehlungen von relevanten nationalen Behörden und internationalen Gremien wie der WHO befolgt. Aufgrund einer umfassenden internen Risikobewertung hat Ericsson dann beschlossen, weitere Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen und sich aus dem MWC Barcelona 2020 zurückgezogen, der größten Veranstaltung in der Telekommunikationsbranche.“

Aufgrund des Aufkommens von Falschmeldungen, die auch als Fake News bezeichnet werden, müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter mit glaubwürdigen und überprüften Quellen in Bezug auf die Virusinfektion informieren. Unternehmen können sich dafür entscheiden, Informationen über E-Mail oder als Meldungen via X-Sign auf interaktive Displays von BenQ zu verteilen. Letztere können schnell und effizient die neuesten Nachrichten sowie die Maßnahmen und Vorschriften des Unternehmens während des Ausbruchs kommunizieren. Sie können ohne Mühe und in Sekundenschnelle Inhalte erstellen, an ihre Mitarbeiter verteilen und auf diese Weise die Kommunikation zuverlässiger Informationen vereinfachen.

Programme, mit denen Teams effektiv zusammenarbeiten und kommunizieren können, lassen sich auch zur Arbeit von zu Hause aus verwenden. Meetings können über kollaborative Echtzeitplattformen durchgeführt werden. Unternehmen mit einer auf Zusammenarbeit ausgerichteten Kultur sind weniger anfällig für Betriebsunterbrechungen, selbst beim Ausbruch von Virusinfektionen.

Arbeitgeber haben die Möglichkeit, in Technologien für ihre traditionellen Räume zu investieren, um die Zusammenarbeit zu erleichtern. In erster Linie geht es bei Teamwork um die verbesserte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Das stellt sicher, dass sie sich einbezogen fühlen und in der Lage sind, Ihren Beitrag einfach zu liefern.

Der Hauptvorteil von Videokonferenzen besteht für ein Unternehmen darin, dass sie das Potenzial haben, Kosten zu senken und die Zusammenarbeit zu verbessern. Im Gegensatz zu einer einfacheren Telepräsenzlösung wird ein ausgeklügeltes Videokonferenzsystem die Nutzung von Videokonferenzen im Unternehmen erhöhen und die allgemeine Zusammenarbeit verbessern. Darüber hinaus können Videokonferenzen in großen Unternehmen, welche in einem Land verteilt oder sogar auf der ganzen Welt präsent sind, Millionenbeträge an Reisekosten einsparen. Am wichtigsten ist jedoch, dass die Inhalte in Echtzeit in der Cloud gespeichert werden und sofort über eine App auf den Geräten und PCs der Mitarbeiter angezeigt oder bearbeitet werden können. Werkzeuge wie digitale Whiteboards verbinden nahtlos die kollaborative Produktivität von Meetingräumen mit der selbständigen Arbeit an jedem beliebigen Arbeitsplatz

Digitale Displays unterstützen Unternehmen bei der Verbesserung von Meetings und Kooperationen, indem sie bei Präsentationen relevante Informationen wie Dokumente, Bilder und Videos darstellen. BenQ bietet eine Vielzahl digitaler Display-Lösungen an, wie interaktive Flachbildschirme und Smart Signage. All diese wurden für einfache Bedienung, höhere Effizienz und eine stärkere Beteiligung im Firmenumfeld entwickelt.

Bei einer Epidemie von weltweitem Ausmaß, wie z.B. dem aktuellen Ausbruch des Coronavirus, haben Firmen, die bereits in die Kooperationstechnologie investiert haben, einen Wettbewerbsvorteil: Sie sind eher in der Lage, ihren Betrieb reibungslos aufrecht zu erhalten. Arbeitgeber sollten deshalb diese Gelegenheit nutzen, um ihre Arbeitsplatztechnologie zu überprüfen und in fortgeschrittenere Kooperationsplattformen und -werkzeuge zu investieren.