Meetings sind sehr widersprüchlich!
Viele Manager stöhnen: „Ich arbeite lieber, als in einem Meeting zu sitzen“. Es sind aber auch die Top-Manager, welche oft mehr Meetings haben wollen, um auf dem Laufenden zu bleiben. Vom Zweck her ist jedes Meeting wichtig, es gibt gute Gründe für sie. Dennoch sind sie in der Tat oft langweilig, zu lang und scheinen nicht zielorientiert.
Woher kommt das? Soll es Meetings im Unternehmen geben oder nicht? Objektiv gesehen sind Meetings an sich nichts Schlechtes, weil sie zum modus operandi jeder Firma gehören. Sie sind eine alltägliche Aktivität, bei der Ideen vermittelt werden und Konsens erzielt wird. Aber an der Reaktion der Beteiligten sieht man, dass es ein Problem gibt.
Die Art und Weise, wie man Meetings durchführt, muss sich ändern: Insbesondere dann, wenn die allgemeine Nachrichtenlage schlecht ist, fehlt es den Mitarbeitern oftmals an Selbstvertrauen. Eine Veränderung des Konferenzstils bringt Frische und positive Veränderungen mit sich, welche das Unternehmen bei der Verbesserung der Moral unterstützen.
Aus der Sicht der Mitarbeiter nerven Meetings
Das internationale IT-Marktforschungsunternehmen Gartner führte 2019 eine Studie zur Konferenzkultur durch: Befragt wurden 7261 Mitarbeiter aus den Vereinigten Staaten, der Asien-Pazifik-Region und aus Europa. Diese sagten, dass das Schlimmste an den Konferenzen die Überfrachtung sei: Es gebe immer mehr Meetings auf globaler Ebene, Telefonkonferenzen und Konferenzen über Generationen hinweg. Die Studie zeigt, dass die Befragten im Mittel jede Woche 11,7 Stunden in Meetings verbrachten, das ist etwa ein Viertel ihrer Arbeitszeit. 9% von Ihnen verbrachten sogar mehr als 20 Stunden pro Woche in Konferenzen und 61% gaben an, dass die Meetings besser wären, würde sich Ihr Unternehmen mehr um die Belange der Mitarbeiter kümmern.
Darüber hinaus ergab die Umfrage, dass moderne Arbeitnehmer auch unterschiedliche Meinungen zum Ort und zur Form eines Meetings haben: 64% gaben an, dass sie überall effizient arbeiten können, während der Rest antwortete, dass sie in der gewohnten Umgebung arbeiten müssten. Die Befragten verbrachten 62% der Zeit in Präsenzbesprechungen, 18% in Telekonferenzen und 19% in Videokonferenzen. Es ist erwähnenswert, dass die Befragten Audio- und Videokonferenzen gegenüber persönlichen Besprechungen etwas vorziehen.
Es gibt auch einen Generationsunterschied in der Konferenzkultur: Die Jüngeren sind flexibler als ihre älteren Kollegen, was die Form und den Ort betrifft. Umfragen zeigen, dass 21% der Mitarbeiter unter 35 Jahren Videokonferenzen verwenden, bei den über 35-Jährigen sind es etwas mehr als 17.5%. Jüngere Menschen sind zudem weniger formal, was den Ort der Videokonferenz betrifft und neigen dazu, solche Meetings direkt an ihrem Arbeitsplatz abzuhalten.
Abbildung: Überlastung durch Meetings, geringe Beteiligung und unklare Ergebnisse sind die wichtigsten Probleme
Mit diesen Erkenntnissen können wir ein Bild der „Welt der lästigen Konferenzen“ zeichnen: Es gibt viele Meetings (darunter auch solche, an denen Sie eigentlich nicht teilnehmen möchten, aber dennoch hingehen), sie dauern oft zu lange und zeigen keine Fortschritte oder Erfolge, sodass ein weiteres Meeting angesetzt wird. Und so werden die Meetings immer mehr.
Dazu kommen die neuen Variablen der heutigen Zeit:
1. Die Globalisierung: Sie vergrößert den Umfang der Geschäftstätigkeit, die für persönliche Treffen erforderliche Reisedauer ist länger geworden.
2. Die Technologie-Generation-Lücke: Junge Mitarbeiter heben einfach den Hörer ab und starten den Videokonferenz-Modus. Für die Senior-Manager ist das oftmals ungewohnt.
3. Verschiedene Generationen: Sie haben unterschiedliche Arbeitsweisen. Junge Menschen können überall diskutieren.
Die Konsequenz hiervon ist, dass Meetings noch komplizierter und mühsamer werden und die Produktivität sowie das Arbeitsklima negativ beeinflusst werden.
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Abbildung: Menschliche Elemente im Fokus für bessere Meetings und zur Unterstützung der Telearbeit
Drei Schritte
Wie löst man dieses Problem als leitender Manager? Wie bringt man neue Vitalität in die Arbeitskultur und in das Konferenzwesen? Dies kann in diesen drei Schritten geschehen:
Der erste Schritt ist, die Anzahl der Meetings zu reduzieren und die Menge der Teilnehmer zu verringern
Es ist notwendig, Mitarbeiter, welche nicht zum Erreichen des Kernziels eines Meetings erforderlich sind, von der Verpflichtung zu entbinden, an der Besprechung teilzunehmen. Dies wird dadurch ergänzt, dass der Prozess jederzeit vermittelt und verbessert wird, um sicherzustellen, dass die Kommunikation im Unternehmen reibungslos abläuft. Solange jede Besprechung effizient durchgeführt wird, kann das Projekt vorangetrieben werden, die Angestellten werden nicht das Gefühl haben, dass ein Meeting eine „Mehrbelastung“ ist.
Der zweite Schritt ist die Lösung des Qualitätsproblems von Besprechungen
Das Problem „zu lange und keine Fortschritte“ hängt mit der Kommunikationseffizienz zusammen und kann verbessert werden, indem die Meeting-Agenda gekürzt und Geräte neuester Technologie verwendet werden. Nach den drei oben genannten Hauptvariablen der heutigen Zeit zu urteilen, betrifft die „Anwendung von digitalen Geräten“ die folgenden drei Bereiche: Für das ortsunabhängige Arbeiten ist eine mobile Computerausrüstung erforderlich, für Videokonferenzen eine mobile Netzwerkausrüstung, und die Ursachen für die unterschiedlichen Generationen von Arbeitskulturen liegen nach wie vor in ihrer unterschiedlich langen Vertrautheit mit technischen Geräten.
Um jedes Meeting effizienter und flexibler zu gestalten, können Unternehmen die folgenden vier Fragen selbst prüfen und beraten:
1. Ist es für Remote-Besprechungen und Telearbeit geeignet?
2. Welche Kommunikationsmittel können dazu beitragen, persönliche Besprechungen zu beschleunigen?
3. Gibt es Geräte, welche die Mitarbeiter dabei unterstützen können, von überall aus zu arbeiten?
4. Kann jede Generation von Mitarbeitern dies akzeptieren und nutzen?
Der dritte Schritt besteht darin, die vier oben genannten Kernfragen auf die lokalen Gegebenheiten anzuwenden, und einen „Gesundheits-Check“ für Ihren Konferenzraum durchzuführen.
Gartner analysierte vier Arten von Konferenzräumen in einer weiteren Studie über das moderne Konferenzumfeld, darunter:
■ Einfacher Konferenzraum (Standard-Konferenzraum): Er ist den meisten Unternehmen vorhanden und wird gewöhnlich genutzt für Besprechungen mit 4 bis 24 Personen. Die meisten Präsentationen werden vom Leiter des Meetings gehalten, anschließend wird in der Gruppe diskutiert.
■ Gruppenraum & persönliches Büro: Nutzung flexibler temporärer Besprechungsräume wie Cafeterien, Atrien, Korridore oder anderer öffentlicher Bereiche. Diese Räume eignen sich für 2 bis 3 Personen zum Treffen und Diskutieren. Die Atmosphäre ist relativ entspannt und es ist einfach, ein Brainstorming durchzuführen.
■ Kollaborativer Projektraum: Dieser Raum wird häufig auch als „Kommandozentrale“ bezeichnet. Er wird für ein spezielles Team für einen bestimmten Zeitraum bereitgestellt und darf manchmal nur von den Personen betreten werden, welche an dem Projekt beteiligt sind. Der Projektraum verfügt über formelle , informelle Besprechungsräume und viele Möglichkeiten, Informationen darzustellen.
■ Management-Besprechung (Executive briefing): In der Regel ist dieser Raum für formelle Präsentationen groß. Der Bedarf für Teamwork ist begrenzt, die Anforderungen an das Erscheinungsbild sind hoch, der zuverlässige Betrieb muss sichergestellt sein.
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Niemand mag ineffiziente Meetings
Eine Gartner-Umfrage zeigt, dass die meisten High-End-Unternehmen diese Räume brauchen, um verschiedene Arten der Zusammenarbeit bei Besprechungen zu gewährleisten. Es wird deshalb empfohlen, dass Unternehmen geeignete technologische Geräte für verschiedene Besprechungsräume bereitstellen, um den Anforderungen moderner Mitarbeiter für eine effektive Kommunikation gerecht zu werden und damit die gesamte Produktionseffizienz des Unternehmens zu verbessern.
Niemand mag Meetings? Eigentlich sind es ineffiziente Meetings, die niemand mag!
Die Form moderner Besprechungen unterscheidet sich stark von den Konferenztischen und Whiteboards der Vergangenheit. Wir sind es nun gewohnt, mehr Diagramme zur Veranschaulichung von Konzepten zu verwenden. In eingehenden Diskussionen ziehen wir häufig weitere Materialien hinzu. Möglicherweise müssen wir Daten aus dem Internet verwenden oder online Informationen suchen. Wir verlassen uns auf sofortige Kommunikation, nehmen ein mobiles Gerät in die Hand und beginnen die Diskussion. Mitarbeiter müssen nicht mehr jedes Mal persönlich erscheinen, sie können auch telefonisch teilnehmen oder sich per Video zuschalten. Geografische Hemmnisse verlieren an Gewicht und ermöglichen den Mitarbeitern eine bessere Arbeitsplanung.
Vereinfacht ausgedrückt, benötigen moderne Konferenzen eine Agenda, einen Raum und eine Ausrüstung, welche eine „interaktive Kommunikation und Zusammenarbeit an verschiedenen Orten“ fördern können, um - ohne dabei in den Vordergrund zu treten - Unternehmen dabei zu helfen, eine nachhaltige Arbeitskultur zu schaffen.
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