Explosion der Ideen! Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf! Kollaborative Besprechungstools verändern den Stil von Brainstorming-Meetings
Linus Pauling, Träger der Nobelpreise für Frieden und für Chemie, sagte: „The best way to get a good idea is to have a lot of ideas [der beste Weg, eine gute Idee zu haben, ist, viele Ideen zu haben].“
Für viele Unternehmen und Mitarbeiter sind Brainstorming-Meetings eine mysteriöse Geschichte: Manchmal spricht niemand und das Ganze ist langweilig. Wie kann da Kreativität entstehen?
Manchmal ist das Meeting zu ausgelassen und chaotisch. Dann ist es verschwendete Zeit.
Der Grund dafür liegt tatsächlich im Widerspruch zwischen den Konzepten Meeting und Brainstorming. Das sogenannte Meeting bezieht sich auf eine Gruppe von Menschen, die sich treffen, um zu diskutieren, mit dem Zweck, effizient und produktiv zu sein. Daher muss ein Meeting ein klares objektives Ziel haben. Wenn man auf den Prozess und den Inhalt der Diskussion achtet, wird es von Erfolg gekrönt sein.
Die Struktur eines Brainstormings ist die gleiche wie die eines gewöhnlichen Meetings, die Inhalte unterscheiden sich jedoch beträchtlich.
In gewöhnlichen Meetings konzentriert sich die Diskussion aller auf ein Ziel. Die Teilnehmer sollten dabei nicht zu viel Einfallsreichtum zeigen. Der Schwerpunkt liegt auf rationalem Denken, Analysieren und Logik.
Brainstorming-Meetings dagegen dienen dazu, kreative Ideen lebhaft und frei zu diskutieren und den Gedanken freien Lauf zu lassen. Es ist hier schwierig, Ergebnisse zu erzielen, indem man Daten analysiert und mit Logik vorgeht. Der Zweck eines Brainstormings selbst widerspricht grundsätzlich der rationalen Grundlage einer gewöhnlichen Konferenz.
Beginnen wir damit, wie Werbetreibende mit „Ideen“ als Kerngeschäftsmodell ihrer Branche arbeiten: Bei der weltberühmten Werbeagentur Ogilvy & Mather sind Brainstorming-Meetings an der Tagesordnung. In diesen agiert der Leiter des Meetings oft als „problem owner“, das heißt: als jemand, der ein Projekt hat, bei dem die Kollegen nun das Brainstorming durchführen müssen.
Senden Sie Ihr Projekt und die zugehörigen Unterlagen vor der Einberufung des Meetings an die Teilnehmer. Geben Sie allen Teilnehmern die Möglichkeit, sich damit auseinandersetzen, bevor Sie zusammenkommen, denn es kann eine Weile dauern, wenn man das Thema erst dann erklärt, wenn alle Teilnehmer im Meetingraum zusammengekommen sind und bis alle die Fragestellung verstanden haben.
Zu Beginn des Meetings muss der Gastgeber die Informationen zum Projekt zunächst in einem einseitigen „creative brief paper“ aufbereiten, auf das sich jeder konzentrieren kann. Ein Kollege sollte als Moderator bestimmt werden. Die Funktion des Moderators ist sehr wichtig, wird aber normalerweise nicht vom „problem owner“ ausgeübt, weil dieser sich bereits eine gewisse Zeit den Kopf über der Aufgabe zerbrochen hat und möglicherweise nicht objektiv genug ist. Er könnte die Vorschläge der Diskussionsteilnehmer aufgrund einer vorgefassten Meinung kritisieren: „Das ist nutzlos, ich habe schon darüber nachgedacht“, „das ist nicht möglich, ich habe das schon ausprobiert“, und so weiter.
Ein kompetenter Diskussionsleiter hat vorrangig als Aufgabe, für eine Atmosphäre zu sorgen, in der jeder die Möglichkeit hat, seine Ansichten einzubringen. Deshalb sollte die Anzahl der Teilnehmer auf 5-10 begrenzt sein. Die Vorschläge werden auf einem Whiteboard gesammelt. So ist es einfach für alle, neue Ideen beizusteuern. Falls die Diskussion nicht weiterkommt, muss der Gastgeber neue Themen vorschlagen. Sollten Kollegen zu viel reden und das Meeting dominieren, muss er mutig eingreifen und sie bremsen. Ogilvy hat dafür einmal einen recht lustigen Ansatz gefunden: Wenn jemand zu dominant war, gab ihm der Gastgeber einen Lutscher (einen, der wirklich gegessen werden kann, keine Attrappe). „Hier, bitte. Und jetzt machen Sie erst mal eine Pause!“
Werfen wir einen Blick darauf, wie Google, der führende Akteur in der Internetbranche, in den letzten 20 Jahren Brainstorming-Meetings durchgeführt hat: Google glaubt, dass seine Mitarbeiter nicht speziell kreativ seien, aber dass man sie nach einem Plan dazu bringen könne, Ideen zu entwickeln und diese durch die Unternehmenskultur stetig verbessern.
Aus dieser Erfahrung hat Google drei Phasen von Brainstorming-Sitzungen entwickelt:
• Lernen Sie den Benutzer kennen,
• denken Sie 10x nach und
• entwickeln Sie dann den Prototypen
Diese drei Phasen können unabhängig von der Größe und der Branche eines Unternehmens umgesetzt werden.
„Know the user!“ Die erste Phase des Brainstorming-Meetings besteht darin, den Benutzer kennenzulernen. Google ist der Ansicht, dass wir uns bei der Lösung einer großen Aufgabe zunächst auf den Benutzer konzentrieren müssen, dessen Problem Sie lösen wollen. Recherchieren Sie vorweg, diskutieren Sie dann im Meeting über den Benutzer und die Ideen werden sprudeln.
„Think 10x!“: In der zweiten Phase wird „10x“ über das Problem nachgedacht. Jeder Teilnehmer muss seine Ideen aufschreiben und versuchen, auf den Ideen der anderen aufzubauen. Je mehr Ideen, umso besser!
Wie beschreibt man Ideen? Google empfiehlt den Teilnehmern, ihre Vorschläge in Stichpunkten zu beschreiben und dabei nicht mehr als sechs Wörter zu verwenden. Manchmal sagen Bilder mehr als Worte.
Die Grundregel für alle Brainstormings lautet, dass eine Idee nicht beurteilt werden darf, da eine Idee, selbst wenn sie recht unscheinbar ist, die Grundlage einer anderen großen Idee werden kann. Ideen müssen also in einem Brainstorm-Meeting Freiheit bekommen und wild wachsen dürfen!
„Prototype it!“ Die dritte Phase ist die Entwicklung von Prototypen. Sie ist der auffälligste Teil einer Brainstorming-Konferenz bei Google. Google liegt viel daran, schnell ein Modell in Händen zu halten, welches das Problem am Ende des Brainstorming-Meetings lösen kann. Es ist nicht unbedingt perfekt, es dient vielmehr dazu, eine Idee auszuprobieren, die für den Erfolg am vielversprechendsten erscheint und von ihr zu lernen.
Als führendes Technologieunternehmen ist Google besonders am Erwerb einer Vielzahl neuer Technologieprodukte für „Google Garage“, so nennt es seine Kreativwerkstatt, interessiert. Das sind zum Beispiel kollaborative Konferenzsysteme, interaktive Whiteboards, VR-Geräte, 3D-Drucker und weitere Produkte, welche die Mitarbeiter beim Brainstorming und dem Finden von Ideen unterstützen. Besonders nützlich sind dabei die kollaborativen Konferenzsysteme und die interaktiven Whiteboards.
Basierend auf den Arbeitsmethoden der beiden Vorzeigeunternehmen können wir nun „die acht Grundsätze für Brainstorming-Konferenzen“ aufstellen und charakterisieren. Mit den neuen Konferenzwerkzeugen können Brainstorming-Meetings wie folgt durchgeführt werden:
1. Maximal 10 Teilnehmer: Die ideale Teilnehmerzahl liegt zwischen 5 und 10 Personen. Das sollten so weit wie möglich Menschen unterschiedlicher Spezialisierung sein. Idealerweise sind zwei Menschen mit schneller Auffassungsgabe darunter. Mithilfe eines kollaborativen Konferenzsystems können mehrere Personen gleichzeitig Notizen machen und Sie haben zudem die Möglichkeit, Kollegen von außerhalb über die Videofunktion einzubinden.
2. Der „problem owner“ bereitet Informationen zum Thema vor: Damit das Brainstorming flüssig abläuft, muss der für das Meeting Verantwortliche ein Portrait des „Benutzers“ skizzieren und Informationen zu seinem „Problem“ zusammenstellen. Mit einer Präsentation von Folien, Dokumenten, Bildern, Videos, Websites, Anwendungen usw. auf ein und demselben Whiteboard verliert niemand den Fokus.
3. Eine lebhafte Diskussionsatmosphäre: Ein Mitglied des Teams ist dafür verantwortlich, ein Umfeld zu schaffen, in dem man unbeschwert seine Meinung äußern kann und in dem jeder seine Ideen einbringen kann. Die Teilnehmer sind eingeladen, auf die Bühne zu kommen und die vorhandene Ausrüstung zu benutzen. Während sie markieren und sprechen, erzeugt die lebhafte Interaktion eine angeregte Kommunikation.
4. Der Fokus liegt auf der Anzahl der Ideen:Entwickeln Sie so viele Gedanken und Ideen wie möglich, aber kommentieren Sie nicht die Beiträge anderer und heißen Sie die daher sprudelnden Vorschläge willkommen! Wenn Sie ein herkömmliches Flipchart verwenden, ist der Platz normalerweise begrenzt, das interaktive Whiteboard dagegen bietet Ihnen Platz ohne Einschränkungen.
5. Visualisieren Sie die Gedanken:Jeder schreibt seine Ideen dorthin, wo sie alle sehen können. Die Ideen werden betitelt und nummeriert, damit jeder ihnen folgen kann. Unterstützen Sie die Teilnehmer dabei, ihre Gedanken formlos hinzuschreiben. Die interaktiven Bearbeitungsfunktionen des Whiteboards eignen sich optimal dazu, die gesammelten Vorschläge innerhalb kürzester Zeit zu überarbeiten und zusammenzufassen.
6. Verwenden Sie Bilder: Denn manchmal sagt ein Bild mehr als tausend Worte! Fügen Sie Referenzbilder hinzu, markieren Sie Schlüsselpunkte und heben Sie Kausalitäten hervor, damit die Teilnehmer ein klares Bild von der Situation bekommen. Interaktive Whiteboards mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche ermöglichen es jederzeit, Bilder einzufügen, mit denen Sie Ihre Ideen illustrieren können.
7. Konstruieren Sie Prototypen:Führen Sie Ideen zu funktionierenden Prototypen zusammen. Beginnen Sie einfach und verbessern Sie diese, während Sie dazulernen. Ausgewählte Anweisungen können Sie den Teilnehmern über das kollaborative Konferenzsystem sofort zur Verfügung stellen.
8. Verteilen Sie ein Sitzungsprotokoll: Alle Beiträge werden von einer dazu bestimmten Person aufgezeichnet. Am Ende der Besprechung werden sie an alle Mitwirkenden gesendet, und können so für die Nachbereitung der Besprechung verwendet werden. Das kollaborative Konferenzsystem kann die Bildschirmdarstellungen archivieren und den Teilnehmern die Aufzeichnungen ganz einfach zusenden.
IDEO, die Designfirma aus dem Silicon Valley, gestaltete eine Reihe von Dingen, die das menschliche Leben veränderten, so zum Beispiel Apples erste Computermaus, den faltbaren Laptop, die Polaroid-Kamera und die erste Kinderzahnbürste.
In Bezug auf Brainstorming als Kernfaktor der Arbeit sagte Partner Tom Kelly einmal, dass viele Unternehmen nach Innovation rufen, aber nicht wissen, wie man Brainstorming einsetzt, um mehr Wert, Energie und Kreativität zu schaffen. Er glaubt, dass Unternehmen nicht nur mehr Verstand einsetzen müssen, um gute Ideen zu finden. Er sagte „Brainstorming-Meetings sind Teil der Unternehmenskultur geworden“.
Ob es sich um die Entwicklung neuer Produkte, Businesspläne, Marketingkonzepte, Softwareentwicklung, Industriedesign, Beschaffungslogistik oder sogar Personalprojekte handelt, kreatives Handeln ist erforderlich. Brainstorming-Sitzungen sind Denkwerkzeuge, die Teams bei der Zusammenarbeit unterstützen, beschrieb Tom Kelly. „Brainstorming ist der Motor unserer Ideen. Es ist einfach ein Ritual, welches wir jeden Tag durchführen.“ Bei derart interessanten Aktivitäten in der Firma explodiert die Kreativität im Team geradezu, wenn bessere und leicht zu bedienende Meeting-Tools zur Verfügung stehen.
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