Waarom kan een tekort aan videoconferentieruimtes een probleem zijn?

BenQ
2020-10-15

Nadat het grootste deel van 2020 werd doorgebracht in lockdowns, quarantaines en uitgebreide sociale distantiëring, wordt verwacht dat in het laatste deel van het jaar en begin 2021 MKB- en HR-leiders voor moeilijke keuzes zullen komen te staan. Verantwoordelijk voor het in kaart brengen van de terugkeer naar het werk, moeten de verantwoordelijken een evenwicht vinden tussen tal van eisen.

Terug naar kantoor: verschillende benaderingen

Elk bedrijf en elke organisatie wil terugkeren naar de normale gang van zaken, en iedereen wil dat op een veilige manier doen. Zoals gezegd zal er in het begin op de meeste werkplekken een zekere mate van sociale distantie tussen de werknemers zijn. Veel bedrijven plannen een gespreide terugkeer, waarbij verschillende teams dagen of misschien weken na elkaar terugkomen op kantoor. Een andere populaire methode is het roteren van teams, of A/B-planning. Bijvoorbeeld even en oneven dagen of één week op kantoor en één week thuis. Beide benaderingen minimaliseren het aantal mensen dat op kantoor aanwezig is en verminderen daardoor het risico op besmetting.

In een vorig artikel hebben wij beschreven hoe grote organisaties zoals het Pentagon bij voorkeur grote vergaderingen opsplitsen in meerdere kleine groepen deelnemers, zittend in verschillende zalen om potentiële mensen dichtheid chokepoints te vermijden. Natuurlijk hebben KMO's geen toegang tot een enorm gebouw als het Pentagon, met zijn honderden vergaderzalen. De meeste HR-managers in het MKB zijn dan ook van mening dat zij een evenwicht moeten vinden tussen het omgaan met uitdagingen op het gebied van veilige terugkeer met de middelen die zij hebben, en het effectief communiceren van strategieën aan teamleden om verwarring te voorkomen.

Grootste uitdagingen voor kmo's

Eenvoudig gezegd, niet genoeg vergaderzalen staat bovenaan de lijst. Klein tot middelgroot betekent niet alleen het aantal werknemers, maar ook de grootte van het kantoor. De meeste KMO's hebben niet genoeg vierkante meters om veel traditionele vergaderzalen te huisvesten.

Koppel dit aan de toenemende populariteit van ad hoc, kleinschalige vergaderingen en huddle sessies, en de implicatie is dat werknemers eigenlijk vaker vergaderen en dus meer plaatsen nodig hebben om te vergaderen. Dat is een grote uitdaging voor kleinere bedrijven en organisaties. Maar dat is niet alles.

De nadruk op kantoren met een lage dichtheid en sociale afstand betekent dat veel teamleden nog steeds vanuit huis werken, zodat videoconferenties essentieel zijn voor een succesvolle samenwerking.

De technische vaardigheden van werknemers vormen een grote uitdaging, althans dat is wat het conventionele denken zegt. Uitgaande van de traditionele uitrusting van vergaderruimtes, kunnen hybride vergaderingen voor veel teamleden complex zijn.

Tussen de lompe projector met zijn vele kabels, de speciale vergaderzaal PC en monitor, eventueel een full size camera, en de ietwat intimiderende audio console in het midden van het vergaderzaal bureau, is dat een hoop technologie voor de gemiddelde persoon om te beheren.

Als alle aan de vergadering toegewezen teamleden aanwezig zijn (zoals het geval was vóór COVID-19), dan kunnen de werknemers op elkaar rekenen voor hulp. Maar bij hybride vergaderingen werken de meer ervaren collega's misschien vanuit huis, met slechts een paar mensen in de vergaderzaal. Wat gebeurt er als zij niet zeker genoeg zijn om alles werkend te krijgen? Verlies van tijd en productiviteit.

De Zoom vermoeidheidsfactor

Hoewel videoconferenties op afstand helpen om "pandemiebestendige" werksituaties te bevorderen, blijkt uit onderzoek dat mensen over de hele wereld genoeg krijgen van het format. Het gebrek aan persoonlijke interactie en het voortdurend moeten zien van de studies of slaapkamers van mensen op het scherm creëert een vreemde situatie die velen steeds meer afschrikt.

Veel deelnemers aan videoconferenties kijken bijna dwangmatig naar hun eigen gezicht op het scherm, iets wat natuurlijk niet gebeurt tijdens persoonlijke vergaderingen op kantoor.

Dit aspect van de zogenaamde Zoom-moeheid heeft de ontwikkelaars van de Zoom-software ertoe aangezet een "hide self view"-functie te implementeren. De Harvard Business Review concludeerde dat videoconferenties voor veel mensen vermoeiend zijn, en stelde voor over te schakelen op alleen audio of schermen aan de zijkant te plaatsen in plaats van ze direct naar ons toe te laten kijken, dit alles om de prikkels op het scherm te verminderen.

Een videoconferentieruimte met een webcam die de hele ruimte bestrijkt in plaats van zich te concentreren op één enkele persoon, verlicht veel van de plankenkoorts die mensen voelen.

Slimme draadloze projectoren bieden een oplossing die veilig, effectief, gebruiksvriendelijk en bovenal - vriendelijk is. En vriendelijk maakt productief, omdat teamleden graag gebruik maken van het smart wireless projector platform. In het volgende artikel gaan we na hoe kosteneffectief en eenvoudig het gebruik van slimme projectoren is.

Lees meer: Geen Video Conference Room? Bouw er een in een paar seconden