Von der Präsenz zum Hybrid: Wie sich Business Meetings entwickelt haben

In hybriden Arbeitsumgebungen, in denen Büroteams mit mehreren Remote- und Home-Office-Mitgliedern zusammenarbeiten, ist es von entscheidender Bedeutung, regelmäßige Videokonferenzen abzuhalten. Diese Treffen dienen zwei Zwecken: Erstens halten sie alle auf dem gleichen Stand. Wöchentliche Besprechungen sind ein einfacher und direkter Weg, um über den Projektfortschritt zu berichten und Engpässe zu identifizieren, so dass die Teammitglieder gemeinsam nach Lösungen suchen können. Zweitens geben sie den Teammitgliedern im Homeoffice die Möglichkeit, sich mit dem Rest ihrer Kollegen im Büro auszutauschen, sodass sie sich weniger isoliert fühlen.

Der Vorteil von Fernschulungen per Videoanruf liegt auf der Hand. Es erweitert die Reichweite der Lehrveranstaltungen über den gewöhnlichen Schulungsraum des Unternehmens hinaus. Die Begrenzung auf einen Schulungsleiter pro Raum gilt nicht mehr. Ein Schulungsleiter kann Vorträge mit mehreren Mitarbeitern halten, die sich in verschiedenen Außenstellen befinden. Die Kursleiter können sogar ein Cloud-Whiteboard einrichten, so dass diejenigen, die aus der Ferne teilnehmen, die Lektion auf einem Display verfolgen können. Umgekehrt können Unternehmen ihre Mitarbeiter auch in einem großen Besprechungsraum versammeln und mehrere Kursleiter einladen, die Sitzungen aus der Ferne zu moderieren, egal wo sie sich gerade befinden. Und je nach den verwendeten Meetingraumlösungen können die Kursleiter möglicherweise Tools zur Erfassung von Feedback nutzen, wie z. B. Live-Umfragen oder Notizen, um zu überprüfen, wie gut die Teilnehmer mitgekommen sind.

Vielleicht ist einer der größten Vorteile der Arbeit in einer hybriden Arbeitsumgebung die Tatsache, dass standortübergreifende Meetings weniger zeit- und kostenintensiv sind. Ohne Videokonferenzen erfordern diese Geschäftstreffen normalerweise eine Menge Logistik und Koordination. Gastteams müssen zum Gastgeberbüro reisen, wo ein weiteres Team alles für die Versammlung vorbereitet. Obwohl es schön ist, an Büroversammlungen teilzunehmen, erfordern diese Angelegenheiten, dass die Mitarbeiter Zeit für die Reise und die Vorbereitungen opfern, anstatt wichtigere Aufgaben zu erledigen. Außerdem haben Gastmitarbeiter möglicherweise den Nachteil, dass sie nicht auf die gleichen Werkzeuge und Materialien zugreifen können, die sie von ihrem eigenen Arbeitsplatz gewöhnt sind.

In einem hybriden System haben die Teams die Möglichkeit, die großen Meetings bequem an ihren jeweiligen Arbeitsplätzen abzuhalten. Jeder Betrieb muss lediglich Videokonferenzräume buchen, so dass die Mitarbeiter einfach hineingehen und teilnehmen können. Und da die Mitarbeiter weder ihr eigenes Büro verlassen noch sich um zusätzliche Veranstaltungsvorbereitungen kümmern müssen, können sie ihre Arbeitszeit voll ausschöpfen. Da der zeitliche und finanzielle Aufwand entfällt, können sich die Teams auch häufiger treffen.