Die Gestaltung von Arbeitsplätzen für die neue Normalität

Es ist Zeit, die Schreibtische zu entstauben. Millionen von Angestellten werden in ihre Büros zurückkehren, da die Arbeitsbeschränkungen in einer Reihe von Regionen auf der ganzen Welt nachlassen. Auf dem Höhepunkt der Pandemie waren rund 65,5 % der Mitarbeiter weltweit gezwungen, aus der Ferne zu arbeiten.[1] In den USA arbeiteten rund 48,7 Millionen Menschen von zu Hause aus an ihren Laptops,[2] während in Deutschland bis zu 27 % im Home Office arbeiteten. [3] Viele Organisationen, die ihr Geschäft auf traditionelle Weise betrieben - d. h., sie verließen sich bei der Entscheidungsfindung und Produktion stark auf persönliche Interaktionen von Angesicht zu Angesicht -, sahen sich schlecht gerüstet für den Wechsel zu hybriden und Remote-Arbeitsweisen. Diese Einschränkung hatte ihren Betrieb kurzzeitig zum Erliegen gebracht.

Um eine Wiederholung der Ereignisse während der Pandemie zu verhindern, müssen Organisationen ihre operative Widerstandsfähigkeit stärken. Die Harvard Business Review definiert diese Art von Resilienz als die Fähigkeit eines Unternehmens, in unerwarteten Situationen zu bestehen.[4] Dazu gehört die Fähigkeit, die Auswirkungen von Störungen auf das Gesamtgeschäft sofort abzumildern und die Fähigkeit, einen Gang höher zu schalten, damit die Prozesse reibungslos weiterlaufen. Der Schlüssel zum Erreichen dieser Resilienz ist die Etablierung von mehr Flexibilität am Arbeitsplatz.

Von 1.500 befragten Büroangestellten in den USA gaben 96 % an, dass sie Flexibilität bei der Arbeit benötigen, aber nur 47 % gaben an, dass ihr derzeitiges Unternehmen dies bietet.[5] Was genau macht also einen Arbeitsplatz flexibel? Eines der Kriterien, die zur Messung der Arbeitsflexibilität herangezogen werden, ist der Standort. Mehrere Mitarbeiter hatten den Wunsch nach mehr Nachsicht geäußert, wenn es darum ging, wo sie ihre Aufgaben erledigen durften. Sie bevorzugten Arbeitgeber, die ihnen erlaubten, für einen Teil des Tages Aufgaben außerhalb des Büros zu erledigen oder im Home Office zu arbeiten.

Die Antworten zeigten, dass 22 % der Mitarbeiter das Gefühl hätten, dass ihr Unternehmen ihre Beiträge mehr wertschätzen würde, wenn ihnen mehr Flexibilität gewährt würde.[6] Die Daten aus der realen Welt zeigten auch, dass für die meisten Mitarbeiter die aus den COVID-19-Beschränkungen resultierende Fernarbeit keine negativen Auswirkungen auf die Qualität ihrer Arbeit hatte.[7] Im Gegensatz dazu verringerte ein Mangel an Flexibilität die Gesamtproduktivität von rund 34 % der Mitarbeiter, die angaben, dass unflexible Arbeitsbedingungen die Erfüllung ihrer Aufgaben erschwerten. Die Hälfte der Befragten gab sogar an, dass sie ihren aktuellen Job kündigen würden, wenn ein anderes Unternehmen ihnen mehr Spielraum bieten würde.[8]

In der Finanzbranche kündigten 29 % der weiblichen Angestellten aufgrund der starren Arbeitsplatzbedingungen. Weitere 34 % der befragten Frauen gaben an, dass sie aus demselben Grund ebenfalls eine Kündigung planen. Analysten empfehlen, weiblichen Mitarbeitern mehr Flexibilität am Arbeitsplatz zu bieten, um die Mitarbeiterbindung zu verbessern.[9]

In einer ähnlichen Studie, die in Neuseeland durchgeführt wurde, wo es jetzt größtenteils COVID-frei ist und die Unternehmen massenhaft wieder öffnen, gaben 52 % der Mitarbeiter an, dass sie die Flexibilität, die ihnen ihr Arbeitsplatz auf dem Höhepunkt der Pandemie bot, genossen haben. Rund 47 % aller Befragten gingen sogar so weit zu sagen, dass sie lieber kündigen würden, als in ihre jeweiligen Büros zurückzukehren und sich mit ihren alten Arbeitsstrukturen auseinanderzusetzen.[10]

In den USA wird erwartet, dass etwa 6,2 Millionen Menschen in Führungspositionen in Vollzeit ins Büro zurückkehren. Sie werden am ehesten physisch bei der Arbeit anwesend sein, da ihre Aufgabe darin besteht, funktionale Teams persönlich zu führen und zu betreuen. 4,6 Millionen Arbeitnehmer aus dem Finanzsektor und 3,5 Millionen aus computernahen Bereichen werden plausibler nach mehr Flexibilität verlangen, da ihre Aufgaben meist unabhängig sind und sie nicht im Büro sein müssen, um ihre Pflichten zu erfüllen.[11] In Situationen, in denen diese Mitarbeiter mit ihren Kollegen im Büro zusammenarbeiten müssen, können sie dies genauso tun, wie sie es während der Pandemie getan haben: über Videokonferenzen und anderen cloudbasierten Plattformen.

Die Stärkung der betrieblichen Widerstandsfähigkeit durch mehr Flexibilität am Arbeitsplatz ist von entscheidender Bedeutung, da sie Unternehmen dabei hilft, drastische Veränderungen zu bewältigen. Analysten raten Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe modularer zu gestalten und sich vorrangig Tools anzuschaffen, die ihnen mehr Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bieten.[12]

Bis 2025 wird prognostiziert, dass rund 41 % der Unternehmen ihren Mitarbeitern permanente Remote- und Hybrid-Arbeitsoptionen zur Verfügung stellen werden. Was die Investitionen betrifft, so haben wir bereits Mitte 2020 einen deutlichen Anstieg gesehen, der diese Prognose unterstützt. 65 % der Unternehmensausgaben flossen in die Beschaffung von Kollaborationstools und -systemen, 51 % in cloudbasierte Technologien und Plattformen.[13]

Viele führende Unternehmen, darunter Amazon, Google und Microsoft, haben die Bedeutung flexibler Arbeitsmodelle erkannt und sich dazu entschlossen, die Möglichkeiten der Heimarbeit für ihre Mitarbeiter über die Pandemie hinaus fortzusetzen.[14] Zum Beispiel IBM setzt proaktiv auf das hybride Arbeitsmodell. Ein Großteil der Mitarbeiter soll nur noch an drei Tagen pro Woche im Büro sein müssen. Rund 80 % werden im hybriden Modell arbeiten, maximal 20 % der Mitarbeiter dürfen komplett remote arbeiten, vor allem Eltern, die ihre Kinder betreuen müssen, bis der Schulbetrieb wieder aufgenommen wird. Um dieser Veränderung Rechnung zu tragen, verändert IBM seine Büroräume, trennt sich von fast der Hälfte seiner 6,5 Millionen Quadratmeter großen Bürofläche und gestaltet die verbleibenden Arbeitsbereiche für eine bessere Zusammenarbeit neu.[15]

In einer kürzlich durchgeführten Umfrage unter US-Führungskräften zeigte sich, dass zwei Drittel von ihnen bereits Pläne schmieden, ihre physische Bürofläche in den nächsten drei Quartalen um bis zu 40 % zu reduzieren. Um diese Veränderungen zu unterstützen, wollen sie in Technologien investieren, die es Teams im Büro ermöglichen, mit ihren Kollegen aus der Ferne oder von zu Hause aus zusammenzuarbeiten.[16]

Da viele Unternehmen bereits über bestehende Besprechungsräume und Arbeitsbereiche verfügen - Räume, in die sie möglicherweise bereits erhebliche Ressourcen investiert haben -, neigen Entscheidungsträger dazu, bei der weiteren Umgestaltung ihrer Büroeinrichtungen für hybrides Arbeiten ängstlich zu sein. Sie entscheiden sich vielleicht dafür, diese Räume so zu belassen, wie sie waren, und ihre alten Arbeitsmodelle zu zwingen, sich an die neue Normalität anzupassen. Doch wie aktuelle Trends zeigen, kann die Beibehaltung des Status quo der zukünftigen Unternehmensleistung nachteilig sein.

Die Umgestaltung eines Arbeitsplatzes für betriebliche Resilienz muss nicht allzu drastisch sein. Entscheider müssen nur den Nutzen ihrer Arbeitsbereiche im Falle einer größeren Störung bewerten: Wären ihre aktuellen Besprechungsräume und Mitarbeiterkabinen noch nutzbar oder würden sie wieder monatelang leer stehen? Wenn die Antwort Letzteres ist, müssen sie entscheiden, welche Schritte sie unternehmen wollen, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten und gleichzeitig das Beste aus jedem Zentimeter ihrer Bürofläche zu machen.

In dieser Mini-Artikelserie wollen wir uns auf Schlüsselbereiche im Büro konzentrieren, die von ein paar gestalterischen Veränderungen stark profitieren würden. Für diese Bereiche möchten wir zeigen, wie Sie die Vorteile der Technologie nutzen können, um die Raumnutzung zu maximieren.