Comment le Royal Berkshire Hospital a Surmonté les Difficultés Liées au COVID-19 grâce aux Solutions d'Affichage BenQ

Fondé en 1839, le Royal Berkshire Hospital (RBH) de Reading a fourni pendant plus de deux siècles des services de soins de santé professionnels aux résidents du Berkshire, en Angleterre. Avant l'épidémie de COVID-19, le personnel de l'hôpital avait cherché à acquérir des solutions d'entreprise potentielles qui l'aideraient à faire progresser ses processus internes et à améliorer la qualité de ses réunions. Le Dr Sumith Perera, principal consultant du RBH pour les accidents oculaires et la chirurgie de la cataracte, ainsi que responsable clinique de l'unité oculaire Prince Charles à Windsor, avait besoin d'une solution capable de connecter plusieurs experts de différents sites pour les grandes réunions mensuelles de synchronisation. Il était essentiel pour lui et ses collègues d'être tous sur la même longueur d'onde et bien équipés pour répondre aux besoins de leurs patients. C'est pour cette raison qu'ils ont fait appel à BenQ.

"Toutes nos réunions administratives et professionnelles se déroulaient en face à face", explique le Dr Perera. "Nous utilisions des tableaux de papier, des tableaux blancs et des écrans de taille moyenne dans la salle du conseil pour les présentations." Bien que ces outils de réunion existants aient été utiles, ils les ont également trouvés très limitatifs. Ces solutions traditionnelles ne leur permettaient pas de collaborer à distance. Comme leurs groupes de travail sont dispersés sur différents sites du Royal Berkshire NHS Foundation Trust, ils ont dû trouver un calendrier viable qui leur permettrait de se rencontrer en personne, d'où les réunions mensuelles. L'organisation n'était pas assez souple, un problème qui a été exacerbé par la pandémie.

"Pendant la première vague de cas de COVID-19, toutes les rencontres en face à face étaient interdites", explique le Dr Perera. Le RBH avait mis en place des protocoles stricts pour assurer la sécurité de ses patients et de son personnel. Cela impliquait l'interdiction susmentionnée et un réaménagement des priorités. "Notre priorité était de travailler sur le plus grand nombre de cas possible afin de réduire le temps d'attente pour les opérations de routine. Cela a nécessité beaucoup de coordination entre les sites et des réunions de planification régulières, car la disponibilité du personnel pour le travail de routine changeait d'un jour à l'autre en fonction des demandes supplémentaires des services liés au COVID."

À ce moment-là, il est rapidement apparu que les modalités de réunion existantes n'étaient plus viables. Constatant que les nouvelles restrictions les empêchaient de tenir des réunions en personne non seulement avec leurs patients, mais aussi avec d'autres équipes du système RBH, le service du Dr Perera a dû réévaluer sa stratégie et s'adapter rapidement.

L'un des premiers changements a été la fréquence de leurs réunions. D'une réunion mensuelle, les réunions du personnel sont devenues hebdomadaires, voire quotidiennes. De cette façon, ils pouvaient suivre de près toute évolution immédiate dans leur région et à l'hôpital. Un noyau de quinze professionnels de la santé s'est occupé de la logistique pour s'assurer qu'ils pouvaient continuer à fournir des soins aux patients et que toutes les opérations chirurgicales prévues se dérouleraient comme prévu. Un autre changement important a été l'application de la distanciation sociale. Comme les quinze personnes se trouvaient dans une seule pièce et qu'elles devaient respecter le protocole de distance de deux mètres, le DuoBoard et les solutions de vidéoconférence BenQ ont joué un rôle essentiel.

"Le DuoBoard nous a permis d'avoir des discussions de groupe dans un environnement socialement éloigné. L'écran était suffisamment grand pour que notre personnel puisse voir tous les détails partagés. Il a permis une plus grande interaction par rapport aux réunions que nous tenions à l'aide d'ordinateurs de bureau et d'ordinateurs portables", explique le Dr Perera.

Avec l'émergence de COVID-19, ils ont non seulement été en mesure de maximiser le DuoBoard pour la distanciation sociale, mais ils ont également réussi à faire une transition en douceur vers une configuration de travail hybride opérationnelle.

"Nous avions 10 % de notre personnel sur place, tandis que le reste travaillait à distance ou à domicile", note le Dr Perera. "Nous avons utilisé les caméras BenQ avec un large champ de vision pour que le personnel distant puisse clairement voir toutes les personnes présentes dans la pièce."