Come il Royal Berkshire Hospital ha superato le difficoltà della COVID-19 con le soluzioni di visualizzazione BenQ

Fondato nel 1839, il Royal Berkshire Hospital (RBH) di Reading ha fornito per oltre due secoli servizi di assistenza sanitaria professionale ai residenti del Berkshire, in Inghilterra. Prima dell'epidemia di COVID-19, il personale dell'ospedale aveva cercato di acquisire potenziali soluzioni aziendali che li avrebbero aiutati a far progredire ulteriormente i loro processi interni e a migliorare la qualità delle loro riunioni. Il dottor Sumith Perera, il principale consulente dell'RBH per la chirurgia oculistica e della cataratta, nonché il responsabile clinico dell'unità oculistica Prince Charles a Windsor, aveva bisogno di una soluzione che potesse collegare più esperti di diverse sedi per i grandi sync up mensili. Era fondamentale per lui e i suoi colleghi essere tutti sulla stessa pagina e ben equipaggiati per soddisfare le esigenze dei loro pazienti. Per questo motivo, hanno cercato BenQ.

"Tutte le nostre riunioni amministrative e di lavoro erano faccia a faccia", dice il dottor Perera, "Abbiamo usato lavagne a fogli mobili, lavagne bianche e schermi di medie dimensioni nella sala riunioni per le presentazioni". Anche se questi strumenti di riunione esistenti erano utili, li trovavano anche molto limitanti. Queste soluzioni tradizionali non permettevano loro di collaborare a distanza. Poiché i loro gruppi di lavoro sono sparsi in diverse sedi della Royal Berkshire NHS Foundation Trust, hanno dovuto trovare un programma fattibile che permettesse loro di incontrarsi di persona, da cui le riunioni mensili. L'organizzazione non era abbastanza agile; un problema che è stato ulteriormente aggravato dalla pandemia.

"Durante la prima ondata di casi di COVID-19, tutti gli incontri faccia a faccia erano vietati", spiega il dottor Perera. RBH aveva implementato rigidi protocolli per garantire la sicurezza dei pazienti e del personale. Questo ha comportato il suddetto divieto e un rimescolamento delle priorità. "Avevamo un enorme arretrato di interventi chirurgici", spiega, "La nostra priorità era quella di lavorare su più casi possibili per ridurre i tempi di attesa per la chirurgia di routine. Questo ha richiesto molto coordinamento tra i siti e regolari riunioni di pianificazione, poiché la disponibilità del personale per il lavoro di routine cambiava di giorno in giorno a seconda delle richieste aggiuntive dei servizi legati a COVID".

A quel punto, è diventato subito chiaro che le loro impostazioni di riunione esistenti non erano più sostenibili. Notando come le nuove restrizioni avevano impedito loro di avere incontri di persona non solo con i loro pazienti, ma anche con altri team all'interno del sistema RBH, il dipartimento del dottor Perera ha dovuto rivalutare la loro strategia e adattarsi rapidamente.

Uno dei primi cambiamenti è stata la frequenza delle loro riunioni. Da un appuntamento mensile, i loro sync up del personale sono diventati un evento settimanale e persino quotidiano. In questo modo, potevano monitorare da vicino qualsiasi sviluppo immediato nella loro regione e nell'ospedale. Avevano un nucleo di quindici professionisti medici che organizzavano la logistica per garantire che potessero ancora fornire assistenza ai pazienti e che tutti gli interventi programmati procedessero come previsto. Un altro cambiamento significativo è stato l'applicazione del distacco sociale. Poiché tutte e quindici le persone erano dislocate in una stanza e dovevano rispettare il protocollo di distanza di due metri, la DuoBoard di BenQ e le soluzioni di videoconferenza hanno svolto un ruolo vitale.

"Ciò che DuoBoard ha fatto è permetterci di avere discussioni di gruppo in un ambiente socialmente distante. Lo schermo era abbastanza grande per il nostro staff per vedere tutti i dettagli che venivano condivisi. Ha permesso una maggiore interazione rispetto a quando avevamo riunioni utilizzando desktop e laptop", dice il dottor Perera.

Con l'emergere di COVID-19, non solo sono stati in grado di massimizzare la DuoBoard per la distanza sociale, ma sono anche riusciti a passare senza problemi a una configurazione operativa di lavoro ibrida.

"Avevamo il 10% del nostro staff in loco, mentre il resto lavorava in remoto o da casa", nota il Dr. Perera. "Abbiamo usato le telecamere BenQ con un ampio campo visivo in modo che il personale remoto potesse vedere chiaramente tutti i presenti nella stanza".