Progettare e rimodellare gli ambienti di lavoro

È ora di dare una spolverata alle scrivanie. Con l’allentamento delle restrizioni in molte parti del mondo è previsto il ritorno in ufficio per milioni di dipendenti. Al culmine della pandemia, circa il 65,5% dei dipendenti in tutto il mondo è stato costretto a lavorare da remoto. Negli Stati Uniti erano circa 48,7 milioni le persone che svolgevano il proprio lavoro da casa con il computer portatile. Molte imprese che conducevano le proprie attività in modo più tradizionale, affidandosi completamente alle interazione faccia a faccia nei processi decisionali e produttivi, hanno constatato di non essere attrezzate per il passaggio al lavoro da remoto. Queste limitazioni hanno comportato spiacevoli interruzioni delle loro attività.

Per evitare di replicare quanto accaduto durante la pandemia, le imprese devono rafforzare la propria capacità di ripresa. L’Harvard Business Review definisce questa capacità come l'abilità di un’azienda di prosperare in circostanze inattese e avverse.[3] Ciò include la capacità di ammortizzare immediatamente l’impatto di cambiamenti negativi, limitazioni alle attività nel loro complesso. Per raggiungere qesto obiettivo è cruciale la creazione di ambienti di lavoro più flessibili. 

Su 1500 impiegati d’ufficio intervistati negli Stati Uniti, il 96% ha dichiarato di sentire il bisogno di lavorare in maniera più flessibile, ma solo il 47% ha affermato di ricevere questo tipo di supporto dall’azienda in cui era attualmente occupato. Allora, cos’è esattamente a rendere un ambiente di lavoro flessibile? Tra i criteri utilizzati per misurare la flessibilità del lavoro c’è sicuramente lo spazio di lavoro. Diversi dipendenti hanno manifestato la necessità di maggiore indulgenza riguardo al luogo in cui era consentito loro di svolgere le proprie mansioni. Tutti gli intervistati preferivano mansioni e datori di lavoro che consentissero loro di svolgere incarichi al di fuori dell’ufficio per una parte della giornata o di lavorare da remoto nell’ambito di un accordo stabile.

Le risposte hanno rivelato che ricevendo maggiore flessibilità, il 22% dei dipendenti vedrebbe il proprio contributo maggiormente valorizzato dalla propria azienda. I dati reali hanno inoltre mostrato che per la maggior parte dei dipendenti il lavoro da remoto legato alle restrizioni per il COVID-19 non ha influito negativamente sulla qualità dei risultati raggiunti. Al contrario, la mancanza di flessibilità ha comportato un calo della produttività generale per circa il 34% dei dipendenti, che hanno dichiarato di incontrare maggiori difficoltà nello svolgimento degli incarichi a causa della mancanza di flessibilità delle condizioni lavorative. La metà dei partecipanti si è persino dichiarata disposta a dare le dimissioni se un’altra azienda avesse offerto una maggiore flessibilità.

Nel corso della pandemia, il settore finanziario ha visto il 29% delle dipendenti di sesso femminile abbandonare le proprie posizioni all’interno delle aziende a causa della rigidità delle condizioni dell’ambiente di lavoro. Un ulteriore 34% di intervistati ha dichiarato di essere in procinto di dimettersi per lo stesso motivo. Gli analisti hanno raccomandato di offrire maggiore flessibilità nell’ambiente di lavoro alle dipendenti di sesso femminile per migliorare la soddisfazione del personale.

In uno studio simile condotto in Nuova Zelanda, in cui il COVID è quasi ovunque assente e le imprese stanno riaprendo in massa, il 52% dei dipendenti ha dichiarato di apprezzare la flessibilità offerta dall’ambiente di lavoro nel culmine della pandemia. Circa il 47% del numero totale dei partecipanti si è spinto addirittura ad affermare di essere disposto a dare le dimissioni piuttosto che tornare ai rispettivi uffici e avere nuovamente a che fare con le vecchie strutture lavorative.

Tornando agli Stati Uniti, è atteso il ritorno di circa 6,2 milioni di persone in posizioni dirigenziali al lavoro in ufficio full time. È altamente probabile che siano fisicamente presenti al lavoro visto il loro ruolo di affiancamento ai team operativi. 4,6 milioni di lavoratori del settore finanziario e 3,5 milioni dagli ambiti legati all’informatica richiederanno più probabilmente una maggiore flessibilità, dal momento che i loro compiti sono prevalentemente solitari e non richiedono la presenza in ufficio per essere svolti. Nelle situazioni in cui sarà richiesta la collaborazione con i colleghi presenti in ufficio, potranno fare come durante la pandemia: videoconferenze e piattaforme cloud.

Rafforzare la capacità di ripresa attraverso una maggiore flessibilità dell’ambiente di lavoro è cruciale in quanto aiuterà le imprese a gestire i cambiamenti drastici provocati da rapidi mutamenti nel settore o nella società, progressi tecnologici ed eventi imprevedibili come calamità naturali e le pandemie. Gli analisti suggeriscono alle imprese di cercare di rendere modulari i loro flussi di lavoro e di definire le priorità acquisendo strumenti in grado di offrire loro maggiore flessibilità e opportunità di collaborazione.

Entro il 2025 si prevede che circa il 41% delle aziende metterà a disposizione dei suoi dipendenti opzioni permanenti di lavoro da remoto e ibride. In termini di investimento, abbiamo già visto notevoli incrementi a metà del 2020 a supporto di questa previsione. Il 65% delle spese aziendali è confluito nell’acquisizione di strumenti e sistemi di collaborazione, mentre il 51% è stato destinato a tecnologie e piattaforme cloud.

Molte aziende di spicco, tra cui Amazon, Google e Microsoft hanno riconosciuto da subito l’importanza di modelli di lavoro più flessibili e hanno deciso di prolungare le opzioni lavorative da casa per i loro dipendenti oltre la pandemia. IBM, ad esempio, aderisce in manera proattiva al modello di lavoro ibrido. Ora la maggioranza dei suoi dipendenti deve essere presente in ufficio almeno tre giorni alla settimana. Circa l’80% utilizzerà il modello di lavoro ibrido; al 20% dei dipendenti sarà consentito di lavorare interamente da remoto, in particolare ai genitori che devono accudire i figli fino alla regolare ripresa delle attività scolastiche. Per agevolare questo cambiamento, IBM sta rinnovando i suoi spazi in ufficio, rinunciando ad almeno la metà dei suoi oltre 65 milioni di metri quadri di uffici e riprogettando gli ambienti lavorativi restanti per promuovere la collaborazione.

Un recente sondaggio condotto tra dirigenti negli Stati Uniti ha rivelato che due terzi di essi stavano già programmando di ridurre lo spazio dei loro uffici fisici addirittura del 40% nei prossimi tre trimestri. Per potenziare questi cambiamenti, le aziende stanno investendo in tecnologie in grado di consentire ai team presenti in ufficio di collaborare con i loro colleghi che lavorano da remoto e da casa.

Poiché molte organizzazioni dispongono già di sale riunioni e aree di lavoro – spazi in cui hanno probabilmente già investito risorse significative – si potrebbe assistere ad una certa resistenza a compiere ulteriori lavori per potenziare il lavoro ibrido o smart. Potrebbero optare per manterere questi spazi così come sono e forzare i vecchi modelli lavorativi dentro la nuova normalità. Ma, come dimostrano i trend attuali, mantenere lo status quo potrebbe danneggiare la performance dell’azienda in futuro.

Riprogettare l’ambiente di lavoro non deve essere necessariamente qualcosa di drastico. Piccole modifiche possono dare grandi risultati. I decisori devono semplicemente valutare l’utilità dei loro spazi lavorativi nell’eventualità di una grave calamità: le sale riunioni e i cubicoli per i dipendenti potranno ancora essere utilizzati o saranno di nuovo lasciati vuoti per mesi di fila? Se la risposta è la seconda, dovranno decidere quali passi compiere in modo da assicurare la continuità aziendale sfruttando ogni centimetro di spazio dei loro uffici.

In questa serie di miniarticoli desideriamo concentrarci sulle aree cruciali nell’ufficio che potrebbero beneficiare fortemente di un paio di ritocchi nel design. Per questi spazi vogliamo mostrarvi come si possono sfruttare le tecnologie per utilizzare al massimo gli spazi trasformandoli in aree di lavoro sicure, multifunzionali e adatte alla collaborazione altamente produttiva in presenza e per il lavoro ibrido.