Hoe het Royal Berkshire Ziekenhuis COVID-19 Tegenslagen Overwon met BenQ Display Solutions

Sinds de uitbraak van de COVID-19 pandemie zocht de Prince Charles Eye Unit van het Royal Berkshire Hospital in Windsor naar een manier om de interne processen te verbeteren, en ook om meer samen te werken en vaker te vergaderen. Om de verschillende deskundigen te verbinden voor de maandelijkse sync ups, moest het personeel de beste oplossing vinden die aan de behoeften van de patiënten kon voldoen, terwijl de veiligheid van hun gezondheid en die van de medische professionals in acht werd genomen.

De aanbevolen afstand bewaren, op de hoogte blijven van de vergaderingen, plannen en organiseren van de Eye Unit, en een constante dialoog met al het medisch personeel werd bereikt met het BenQ DuoBoard. Dankzij het grote scherm konden de artsen en het verplegend personeel de unit efficiënt laten functioneren, terwijl de ingebouwde cloud whiteboarding een actieve interactie tussen alle medewerkers mogelijk maakt.

De Eye Unit van het Royal Berkshire Hospital werkt nu met hybride werken. En het DuoBoard maakt integraal deel uit van het proces: het helpt de vergaderingen te versnellen en het maakt ze wendbaarder en functioneler, waarbij de COVID-19 protocollen strikt worden gevolgd.

"Al onze bestuurs- en zakelijke vergaderingen waren face-to-face," zegt Dr. Perera, "We gebruikten flip-overs, whiteboards en middelgrote schermen in de bestuurskamer voor presentaties." Hoewel deze bestaande vergadertools nuttig waren, vonden ze ze ook erg beperkend. Met deze traditionele oplossingen konden ze niet op afstand samenwerken. Aangezien hun werkgroepen verspreid zijn over verschillende locaties van de Royal Berkshire NHS Foundation Trust, moesten ze een haalbaar schema bedenken dat hen in staat zou stellen persoonlijk bijeen te komen, vandaar de maandelijkse bijeenkomsten. De opzet was niet flexibel genoeg; een probleem dat nog werd verergerd door de pandemie.

"Tijdens de eerste golf van COVID-19-gevallen waren alle persoonlijke ontmoetingen verboden", legt dr. Perera uit. RBH had strikte protocollen geïmplementeerd om de veiligheid van hun patiënten en personeel te waarborgen. Dit betekende het eerder genoemde verbod en een herschikking van prioriteiten. "We hadden een enorme achterstand bij de operaties," legt hij uit, "Onze prioriteit was om aan zoveel mogelijk gevallen te werken om de wachttijden voor routineoperaties te verkorten. Dit vereiste veel coördinatie tussen locaties en regelmatige planningsvergaderingen, omdat de beschikbaarheid van personeel voor routinewerkzaamheden van dag tot dag veranderde, afhankelijk van de extra vraag van COVID-gerelateerde diensten."

Op dat moment werd het snel duidelijk dat hun bestaande vergaderstructuren niet langer houdbaar waren. De afdeling van Dr. Perera merkte dat ze door de nieuwe beperkingen niet alleen geen persoonlijke vergaderingen meer konden houden met hun patiënten, maar ook niet met andere teams binnen het RBH-systeem, en moest haar strategie opnieuw bekijken en zich snel aanpassen.

Een van de eerste veranderingen was de frequentie van hun vergaderingen. Van een maandelijkse aangelegenheid werden hun stafvergaderingen een wekelijkse en zelfs dagelijkse gebeurtenis. Op die manier konden ze de directe ontwikkelingen in hun regio en in het ziekenhuis op de voet volgen. Een kerngroep van vijftien medische professionals regelde de logistiek om ervoor te zorgen dat zij nog steeds patiëntenzorg konden bieden en dat alle geplande operaties volgens plan zouden verlopen. Een andere belangrijke verandering was de handhaving van sociale distantie. Aangezien alle vijftien mensen in één ruimte waren gestationeerd en zij zich moesten houden aan het twee meter afstandsprotocol, speelden het BenQ DuoBoard en de videoconferentie-oplossingen een cruciale rol.

"Het DuoBoard heeft ons in staat gesteld om groepsdiscussies te voeren in een omgeving met sociale afstand. Het scherm was groot genoeg voor onze medewerkers om alle details te zien die werden gedeeld. Het maakte meer interactie mogelijk in vergelijking met wanneer we vergaderingen hadden met behulp van desktops en laptops," zegt Dr. Perera.

Met de opkomst van COVID-19 waren zij niet alleen in staat om het DuoBoard te maximaliseren voor sociale afstand, zij slaagden er ook in om soepel over te stappen naar een operationele hybride werkopstelling.

"We hadden 10% van ons personeel ter plaatse terwijl de rest op afstand of vanuit huis werkte," merkt Dr. Perera op. "We gebruikten de BenQ camera's met een breed gezichtsveld, zodat het personeel op afstand iedereen in de kamer duidelijk kon zien."