Search history
Clear
Van persoonlijk naar hybride vergaderen: hoe zakelijke vergaderingen zijn ontwikkeld
- BenQ
- 2020-03-25
Hoe meer organisaties de hybride manier van werken invoeren, hoe meer de manier waarop teams veraderen verandert. Hoe beïnvloed deze verschuiving de effectiviteit van vergaderingen en hoe vertaalt zich dit naar verschillende soorten vergaderingen?
Er gaat niets boven een stevige handdruk om aan te geven dat je een deal hebt gesloten. Onderzoek heeft aangetoond dat ontmoetingen met positief fysiek contact, zoals handdrukken, vertrouwen scheppen en tot betere resultaten leiden. Uit een studie van de Harvard Business Review blijkt dat CEO's gemiddeld 61% van hun tijd besteden aan persoonlijke ontmoetingen met medewerkers. En dat ondanks de beschikbaarheid van digitale correspondentie, e-mail uitwisselingen over het algemeen nog steeds worden beschouwd als ''niet bevordelijk voor doordachte discussies''. Een persoonlijke ontmoeteing is voor hen nog steeds een must. Maar wat gebeurt er als een persoonlijke ontmoeting geen haalbare optie is?
Er kunnen verschillende factoren zijn die persoonlijke vergaderingen in de weg staan: tijdsbeperkingen, financiële overwegingen, reisbeperkingen, enzovoort. Als je met deze factoren wordt geconfronteerd, is de meest voor de hand liggende oplossing om online te vergaderen via videoconferencing. Het is een natuurlijke verschuiving, zoals blijkt uit de manier waarop bedrijven tijdens de pandemie zijn overgestapt op telewerken en hybride werkwijzen. Hoewel er geen fysiek contact is, kunnen deelnemers aan een videoconferentie nog steeds zien met wie ze praten. Ze zijn nog steeds in staat vertrouwen te kweken door sociale signalen uit te wisselen via gezichtsuitdrukkingen, handgebaren, spreekgewoonten en algemene lichaamstaal. Dit zijn details die normaal gesproken verloren gaan in e-mail threads of zelfs telefoongesprekken.
Het gebruik van laptops voor videogesprekken zou moeten volstaan voor één-op-één vergaderingen, maar voor hybride opstellingen waarbij grotere groepen zaken meer in detail moeten bespreken, is een scherm in de vergaderzaal in combinatie met een microfoon en webcam van goede kwaliteit een betere optie. Een groot formaat scherm zorgt ervoor dat er genoeg ruimte is om zowel het scherm van de presentator als de aanwezigen te tonen. Door de nuances van de reacties van de aanwezigen te kunnen zien, kan de presentator beter inschatten hoe de discussie wordt ontvangen.
1. Hybride teams
In hybride werkomgevingen, waar teams op kantoor samenwerken met verschillende leden die op afstand of thuis werken, is het van cruciaal belang om regelmatig te synchroniseren via videoconferencing. Deze vergaderingen dienen twee doelen: Ten eerste houden ze iedereen op dezelfde pagina. Wekelijkse sync ups zijn een gemakkelijke en directe manier om de voortgang van het project te rapporteren en knelpunten te identificeren, zodat teamleden gezamenlijk met oplossingen kunnen komen. Ten tweede zorgen ze ervoor dat leden op afstand zich minder afstandelijk voelen doordat ze de kans krijgen om te socialiseren met de rest van hun collega's op kantoor .
2. Sollicitatiegesprekken op afstand
Het interactieve flatpanel DuoBoard is ontworpen om multitasking een fluitje van een cent te maken met Duo Windows. U kunt eenvoudig twee verschillende toepassingen of invoerbronnen naast elkaar op hetzelfde scherm weergeven. U kunt aantekeningen maken, aantekeningen maken bij documenten of brainstormen op het scherm tijdens het videogesprek, met slechts één DuoBoard interactief flatpanel. Dus of u nu twee documenten met elkaar vergelijkt of informatie uit twee verschillende bronnen presenteert, het is allemaal heel eenvoudig en gebruiksvriendelijk.
3. Uitgebreide opleidingssessies
Het voordeel van het houden van trainingssessies op afstand via videogesprekken is eenvoudig. Het bereik van de leersessies wordt groter dan de standaard bedrijfsopleidingsruimte. De limiet van één trainer per zaal is niet langer van toepassing. Eén trainer kan lezingen houden voor meerdere medewerkers die verspreid zijn over verschillende satellietkantoren. Trainers kunnen zelfs een cloud whiteboard oproepen, zodat degenen die op afstand deelnemen, de les op een groot formaat scherm kunnen volgen. Aan de andere kant kunnen bedrijven hun werknemers ook bijeenbrengen in één grote vergaderruimte en verschillende docenten uitnodigen om sessies op afstand te faciliteren, waar ze zich ook bevinden. En afhankelijk van de gebruikte oplossingen voor vergaderruimtes, kunnen trainers gebruik maken van tools om feedback te verzamelen, zoals live polling of sticky notes, om te controleren hoe de cursisten het doen.
4. Kostenefficiënte vergaderingen op verschillende locaties
Misschien wel een van de grootste voordelen van het werken in een hybride opstelling is hoe het vergaderingen op verschillende locaties minder kostbaar maakt, zowel in termen van tijd als van geld. Zonder videoconferencing vergen deze zakelijke bijeenkomsten normaal gesproken een hoop logistiek en coördinatie. Gastteams moeten naar het gastkantoor reizen waar een team alles voorbereidt voor de vergadering. Hoewel het leuk is om kantoorbijeenkomsten te hebben, vereisen deze zaken dat werknemers tijd opofferen voor reizen en voorbereidingen in plaats van het uitvoeren van meer kritieke taken. Bovendien kunnen gastmedewerkers het nadeel hebben dat ze geen toegang hebben tot dezelfde gereedschappen en materialen die ze op hun eigen werkplek hebben.
In een hybride opzet hebben teams de mogelijkheid om deze grote vergaderingen te houden in het comfort van hun respectieve werkplekken. Elke locatie hoeft alleen maar een videoconferentieruimte te reserveren, zodat de deelnemers gewoon naar binnen kunnen lopen om deel te nemen. En aangezien werknemers hun eigen kantoor niet hoeven te verlaten en zich niet hoeven bezig te houden met extra voorbereidingen voor evenementen, kunnen ze hun tijd op het werk optimaal benutten. Door het wegvallen van de tijd en financiële overwegingen, kunnen teams ook vaker vergaderingen.
Een groot formaat display is handig voor deze scenario's. Displays zoals de BenQ DuoBoard en CS series, zijn speciaal ontworpen voor vergaderingen. Vergeleken met standaard displays en TV's, gaan ze langer mee, bieden ze een betere beeldhelderheid, bieden ze een betere databeveiliging en zijn ze geïntegreerd met toonaangevende oplossingen voor vergaderruimtes. En omdat de DuoBoard en CS series hun eigen OS hebben, kunnen presentatoren ze eenvoudig aanzetten en direct beginnen met vergaderen.
Ontdek hier wat de DuoBoard serie voor jouw bedrijf kan betekenen.
