Cómo elegir un sistema inalámbrico de presentaciones adecuado para las reuniones híbridas

Dado que las videoconferencias y las reuniones híbridas desempeñan actualmente un papel preponderante en el funcionamiento interno de empresas de todo el mundo, los departamentos de informática de grandes empresas y pymes se han visto abocados a la búsqueda activa de tecnologías que faciliten lo máximo posible la fluidez y eficacia de este tipo de comunicación. Uno de los componentes clave en el ecosistema de las salas de conferencias que los departamentos informáticos han identificado como posible solución que les ayude en esta misión son los sistemas inalámbricos de presentaciones (WPS, por sus siglas en inglés). 

Conforme analizan más detenidamente el problema, lo que estos departamentos descubren es que un buen WPS para la era de las reuniones híbridas debe poder transmitir eficientemente todos los elementos recogidos por una reunión en la sala de conferencias, lo que incluye vídeos o imágenes, las conversaciones y los contenidos o archivos compartidos por todos los participantes remotos. Para asegurarse de que un posible WPS sea capaz de esto, el departamento de informática debe comprobar si el WPS en cuestión responde afirmativamente a las siguientes preguntas que abordan más detalladamente sus características:

• ¿Es compatible con los equipos de videoconferencia plug and play basados en USB disponibles en el mercado?
• ¿Es compatible con las aplicaciones de videoconferencia disponibles en el mercado?
• ¿Se podrán compartir los contenidos proyectados a través del WPS?
• ¿Se podrán transmitir claramente las conversaciones dentro de la sala de conferencias a los participantes remotos?

Antes de profundizar en la funcionalidad del sistema inalámbrico de presentaciones, conviene disponer de una visión general sobre qué hace que una reunión híbrida sea eficaz. En primer lugar, una de las características esenciales para una buena reunión híbrida es la eficiencia. La posibilidad de poner rápidamente en marcha una reunión híbrida para los presentes en la sala de conferencias y para quienes participan de forma remota contribuirá a determinar cuánto se consigue hacer en la reunión y hasta qué punto se implican sus asistentes desde el principio. Para ello, una reunión híbrida debe adoptar un enfoque BYOM (traer su reunión), en el que todos los elementos de hardware, desde los aportados por los asistentes (BYOD) hasta el equipo de la sala de conferencias, trabajen conjuntamente para propiciar una reunión rápida, fácil y adaptable, cuyos participantes no se enreden trasteando con el equipamiento y modificando la configuración para conseguir que la videoconferencia funcione.

Otra de las claves para una reunión híbrida eficaz es la capacidad de implicar a los participantes en las discusiones que se llevan a cabo, dado que poder hablar y ser escuchado en cualquier momento que el debate lo requiera logrará que los asistentes se involucren más en el tema de la reunión. Para asegurarse de satisfacer este aspecto de una reunión híbrida, las salas de conferencias disponen de dos opciones principales: una, adquirir periféricos adicionales (como teléfonos con altavoz) que puedan dotar a la videoconferencia de mayores capacidades en cuanto al audio; otra, utilizar un sistema inalámbrico de presentaciones con micrófono incorporado.

En la pasada era de las conferencias telefónicas, esto se resolvía disponiendo teléfonos de conferencia espaciados uniformemente por la sala para que pudiera escucharse a todos los participantes, cercanos y lejanos. Sin embargo, en la transición a las videoconferencias BYOD, los micrófonos empleados en las reuniones regresaron a una única fuente (el micrófono integrado en el portátil que ejecuta el software de videoconferencia) o requerían inicios de sesión desde ordenadores portátiles ubicados en toda la sala. Desgraciadamente, en ambos casos, esto hacía resurgir el problema de la dificultad para comunicarse, ya que la primera opción creaba el mismo tipo de impedimento físico para la conversación fluida del que hablábamos anteriormente: requiere que los participantes sentados a cierta distancia se acerquen al ordenador portátil para dirigirse a los asistentes remotos. La segunda opción, por otra parte, da pie a reuniones complicadas que suelen comenzar tarde (mientras se espera a que todo el mundo se conecte), posibles problemas de inicio de sesión e informáticos en general y congestión del ancho de banda disponible.

La solución ideal descrita anteriormente sería un sistema inalámbrico de presentaciones con micrófonos integrados en los transmisores que aprovechara la señal inalámbrica independiente del WPS no solo para transmitir el vídeo de cada participante dotado de un transmisor, sino también las voces de los participantes presentes en la sala. Con un sistema así, los transmisores que permiten a quienes están en la esquina más alejada de la sala ponerse a presentar instantáneamente también facilitarán que aquellos que tengan cerca hablen y les escuchen claramente (incluso los asistentes remotos), lo que promoverá una mayor interacción.

Para afrontar los problemas descritos anteriormente, BenQ ha diseñado la última versión de su sistema inalámbrico de presentaciones InstaShow®, InstaShow® VS20, específicamente adaptado a la era de las reuniones híbridas que vivimos actualmente. InstaShow® VS20 es un WPS totalmente equipado con soporte para videoconferencias, lo que permite a los usuarios integrar rápidamente los contenidos de las presentaciones en cualquier aplicación de videoconferencia para que los usuarios remotos también puedan ver e interactuar simultáneamente con los contenidos.

Una vez configurado InstaShow® VS20 en la sala de conferencias, cualquier reunión híbrida podrá aprovechar al máximo su rendimiento de recepción inalámbrica líder del sector para brindar imágenes de alta calidad (incluido vídeo de resolución 4K nativo) y un nítido sonido a distancias de hasta 20 metros. Como los transmisores VS20 (InstaShow® Button) van equipados con un micrófono omnidireccional capaz de captar voces en un radio de 1,5 metros, el sistema inalámbrico de presentaciones InstaShow® puede convertirse rápidamente en un sistema de micrófono inalámbrico ampliable con solo conectar los InstaShow® Buttons plug and play a dispositivos en toda la sala. Esto permite que los participantes se distribuyan libremente por la habitación y hablen con todos los participantes (incluidos los usuarios remotos) sin temor a un audio de deficiente calidad y a la falta de comunicación mientras comparten sus pantallas. Además, los micrófonos de los InstaShow® Buttons pueden silenciarse cómodamente con solo tocarlos, lo que garantiza controlar el ruido en las reuniones en caso necesario.

Al incorporar estos exclusivos micrófonos de botón InstaShow® plug and play al ecosistema InstaShow®, además de transformarlo en un sistema de micrófonos inalámbricos ampliable, BenQ aborda directamente las necesidades de las salas de conferencias de tamaño mediano a grande para hallar la manera asequible y flexible de optimizar la calidad del sonido de las videoconferencias y crear las condiciones para unas reuniones híbridas más atractivas y eficaces.