Espaces changeants: concevoir des lieux de travail pour la résilience opérationnelle

Il est temps de dépoussiérer les bureaux. Des millions d'employés sont sur le point de retourner à leur bureau alors que les restrictions de travail s'atténuent dans un certain nombre de régions du monde. Au plus fort de la pandémie, environ 65,5% des employés dans le monde étaient contraints de travailler à distance.[1] Aux États-Unis, près de 48,7 millions de personnes travaillaient sure leur ordinateur portable depuis leur domicile.[2] De nombreuses organisations qui menaient leurs activités de manière traditionnelle - c'est-à-dire en s'appuyant fortement sur des interactions en personne, en face à face, pour la prise de décision et la production - ont constaté que'elles étaient mal équipées pour passer à des modes de travail hybrides et à distance. Cette limitation a entraîné un bref arrêt de leurs activités.

Pour éviter que ne se reproduise ce qui s'est passé pendant la pandémie, les organisations devront renforcer leur résilience opérationnelle. La Harvard Business Review définit ce type de résilience comme la capacité d'une entreprise à prospérer dans des situations inattendues[3], notamment sa capacité à atténuer immédiatement l'impact des perturbations sur l'ensemble de ses activités et sa capacité à passer à la vitesse supérieure pour que ses processus continuent de fonctionner sans heurts. La clé pour atteindre cette résilience est de créer plus de flexibilité sur le lieu de travail.

Sur 1 500 employés de bureau américains interrogés, 96 % ont déclaré avoir besoin de flexibilité au travail, mais seulement 47 % ont affirmé que leur entreprise actuelle la leur offrait[4]. Parmi les critères utilisés pour mesurer la flexibilité du travail figure l'emplacement. Plusieurs employés ont exprimé leur besoin d'une plus grande indulgence en ce qui concerne le lieu où ils sont autorisés à exercer leurs fonctions. Ils préféraient les employeurs qui leur permettaient d'effectuer des tâches en dehors du bureau pendant une partie de la journée ou de travailler à distance selon un arrangement fixe.

Les réponses ont révélé que si les employés bénéficiaient d'une plus grande flexibilité, 22 % d'entre eux auraient le sentiment que leur entreprise valorise davantage leurs contributions[5]. Les données du monde réel ont également montré que, pour la plupart des employés, le travail à distance résultant des restrictions COVID-19 n'a pas eu d'incidence négative sur la qualité de leur production[6]. En revanche, un manque de flexibilité a diminué la productivité globale d'environ 34 % des employés, qui ont déclaré que des conditions de travail inflexibles rendaient l'exécution de leurs tâches plus difficile. La moitié des personnes interrogées ont même déclaré qu'elles démissionneraient de leur emploi actuel si une autre entreprise leur offrait une plus grande marge de manœuvre[7].    

Au cours de la pandémie, 29% des employées du secteur financier ont quitté leur poste en raison de la rigidité des conditions de travail. En outre, 34% des personnes interrogées ont déclaré qu'elles prévoyaient de démissionner pour la même raison. Les analystes recommandent d'offrir plus de flexibilité sur le lieu de travail au personnel féminin afin d'améliorer la rétention des employés[8].

Dans une étude similaire réalisée en Nouvelle-Zélande, où le COVID a été éliminé en grande partie et où les entreprises rouvrent en masse, 52% des employés ont déclaré avoir apprécié la flexibilité offerte par leur lieu de travail au plus fort de la pandémie. Environ 47% des personnes interrogées sont même allées jusqu'à dire qu'elles préféraient démissionner plutôt que de retourner dans leurs bureaux respectifs et de se confronter à leurs anciennes structures de travail[9].

Aux États-Unis, environ 6,2 millions de personnes occupant des postes de direction devraient retourner au bureau à plein temps. Elles sont les plus susceptibles d'être physiquement présentes au travail car leur rôle consiste à gérer personnellement et à encadrer des équipes fonctionnelles. Il est plus plausible que 4,6 millions de travailleurs du secteur financier et 3,5 millions de travailleurs des domaines liés à l'informatique demandent une plus grande flexibilité, car leurs tâches sont essentiellement solitaires et ne nécessitent pas qu'ils soient au bureau pour s'acquitter de leurs fonctions[10]. Dans les situations où ces employés devront collaborer avec leurs collègues basés au bureau, ils pourront le faire comme ils l'ont fait pendant la pandémie : par le biais de la vidéoconférence et d'autres plateformes basées sur le cloud.

Il est essentiel de renforcer la résilience opérationnelle en améliorant la flexibilité du lieu de travail, car cela aidera les organisations à faire face aux changements radicaux provoqués par l'évolution rapide de l'industrie et de la société, les progrès technologiques, ainsi que les événements imprévisibles tels que les catastrophes naturelles et les pandémies. Les analystes suggèrent aux entreprises de chercher à rendre leurs flux de travail plus modulaires et de donner la priorité à l'acquisition d'outils qui leur offriraient plus de flexibilité et de possibilités de collaboration[11].

D'ici 2025, on prévoit qu'environ 41% des entreprises offriront à leurs employés des options permanentes de travail à distance et hybride. En termes d'investissements, nous avons déjà constaté des augmentations notables au milieu de l'année 2020 qui confirment cette prévision. 65% des dépenses des entreprises ont été canalisées vers l'acquisition d'outils et de systèmes de collaboration, tandis que 51% ont été consacrées aux technologies et aux plateformes basées sur le cloud[12].

De nombreuses entreprises de premier plan, dont Amazon, Google et Microsoft, ont reconnu l'importance des modèles de travail flexibles et ont décidé d'étendre les options de travail à domicile de leurs employés au-delà de la pandémie[13]. IBM, par exemple, adopte de manière proactive le modèle de travail hybride. Une majorité de ses employés ne devront désormais être présents au bureau que trois jours par semaine au minimum. Environ 80% d'entre eux travailleront selon le modèle hybride ; un maximum de 20% des employés seront autorisés à travailler entièrement à distance, notamment les parents qui doivent s'occuper de leurs enfants jusqu'à la reprise des activités scolaires. Pour s'adapter à ce changement, IBM est en train de modifier ses espaces de bureau, en se débarrassant de près de la moitié de ses bureaux de 70 millions de pieds carrés et en réaménageant les espaces de travail restants pour une meilleure collaboration[14].  

Une récente enquête menée auprès de cadres américains a montré que deux tiers d'entre eux prévoyaient déjà de réduire leur espace de bureau physique de 40 % au cours des trois prochains trimestres. Pour accompagner ces changements, ils cherchent à investir dans des technologies qui permettraient aux équipes basées au bureau de travailler avec leurs homologues à distance et à domicile[15].

Étant donné que de nombreuses organisations disposent déjà de salles de réunion et d'espaces de travail - des espaces dans lesquels elles ont peut-être déjà investi des ressources importantes -, les décideurs peuvent avoir tendance à appréhender la réorganisation de leurs bureaux pour le travail hybride. Ils peuvent choisir de conserver ces espaces tels quels et de forcer leurs anciens modèles de travail à s'adapter à leur nouvelle normalité. Mais comme le montrent les tendances actuelles, le maintien du statu quo peut nuire aux performances de l'entreprise à l'avenir.

Le réaménagement d'un lieu de travail pour la résilience opérationnelle ne doit pas nécessairement être trop radical. De simples ajustements peuvent être très utiles. Les décideurs doivent simplement évaluer l'utilité de leurs espaces de travail en cas de perturbation majeure : Leurs salles de réunion actuelles et les cubicules des employés seront-ils encore utilisables ou resteront-ils vacants pendant des mois ? Dans ce dernier cas, ils doivent décider des mesures à prendre pour assurer la continuité des activités tout en tirant le meilleur parti de chaque centimètre carré de leur espace de bureau.

Pour cette mini-série d'articles, nous voulons nous concentrer sur les zones clés du bureau qui bénéficieraient grandement de quelques ajustements en matière de design. Pour ces espaces, nous voulons montrer comment vous pouvez tirer parti de la technologie pour maximiser l'utilisation des pièces en les transformant en salles de travail sûres et polyvalentes adaptées à une collaboration en personne hautement productive et au travail hybride.