Des espaces en mouvement : la salle de réunion modulaire

Les bureaux se réduisent, car de plus en plus d'entreprises autorisent leurs employés à travailler à distance. À mesure que les organisations s'adaptent à l'ère post-pandémique, nombre d'entre elles abandonnent leurs bureaux actuels pour des espaces de travail plus légers et plus dynamiques. Ce changement a offert aux organisations l'occasion d'améliorer leur mode de fonctionnement.

Des recherches ont montré que les environnements de bureau ont un impact direct sur la productivité des employés.[1] Pendant un certain temps, plusieurs startups ont vanté les mérites de l'aménagement de bureaux ouverts comme étant la clé d'un meilleur rendement. En principe, l'absence de murs séparant physiquement les employés semblait être le meilleur moyen d'amener les gens à travailler les uns avec les autres. Mais comme l'ont montré des exemples concrets, ce n'était pas nécessairement le cas.[2] Le bruit résultant d'un bureau ouvert était une nuisance pour la plupart des travailleurs. Il réduit également considérablement leur niveau d'intimité sur le lieu de travail. Les employés avaient tendance à moins interagir car ils avaient l'impression que leurs affaires étaient trop exposées. Bien que l'aménagement leur permette de discuter librement de leurs affaires avec leurs collègues, l'accès est trop grand.[3]

C'est là que les salles de réunion entrent en jeu. Les bonnes salles de réunion sont censées offrir aux travailleurs juste assez d'intimité pour leur permettre de se parler ouvertement. Les salles de réunion de meilleure qualité encore fournissent tous les outils dont ils ont besoin pour collaborer efficacement. Ils peuvent y entrer à tout moment et commencer à travailler ensemble. Les entreprises qui équipent leurs employés des outils nécessaires et qui donnent la priorité à la création d'une culture de collaboration au travail obtiennent des résultats cinq fois supérieurs à ceux des entreprises qui ne le font pas.[4] Lorsque les participants ont le sentiment d'être impliqués dans les discussions, ils sont plus susceptibles de s'en tenir à la tâche à accomplir 64 % plus longtemps que lorsqu'ils travaillent seuls.[5]

Les équipements tels que les tableaux blancs et les écrans sont des outils de collaboration standard car ils facilitent l'idéation de groupe et le partage de contenu. En tant que tels, on les trouve dans presque tous les bureaux. Étant donné que de nombreuses entreprises deviennent hybrides, les caméras vidéo et les systèmes audio de haute qualité deviendront également permanents. Mais étant donné que l'immobilier de bureau se réduit, l'ajout de nouveau matériel peut donner lieu à une énigme : devons-nous remplir des pièces déjà bondées avec encore plus de choses ? Pour résoudre ce problème, les entreprises devront rationaliser leur utilisation de la technologie.

Au lieu d'acheter et d'installer plusieurs outils qui répondent chacun à des besoins différents (par exemple, des écrans standard, des projecteurs, des tablettes, des haut-parleurs et des microphones), les organisations peuvent se tourner vers des technologies telles que les écrans interactifs qui intègrent toutes les fonctionnalités de ces appareils en un seul système. Un écran interactif permet non seulement de gagner de l'espace, mais aussi de regrouper plusieurs outils de collaboration, tels que des écrans de présentation, des tableaux blancs sur le cloud et des systèmes VoIP, en un seul dispositif plus facile à gérer.

Les réunions prennent de nombreuses formes. Les salles de réunion doivent donc être configurables pour s'adapter à ces besoins. Quelle que soit la taille de la salle, les employés doivent pouvoir la réaffecter instantanément en fonction de leurs besoins du jour. Si, par exemple, un petit groupe doit utiliser la salle pour un appel vidéo avec ses collègues distants, il lui suffit d'un écran grand format, d'une caméra et d'un micro, et d'un nombre suffisant de chaises pour accueillir les membres de son groupe. Pour les cas qui nécessitent un tableau blanc dédié et d'autres logiciels spécialisés, comme AutoCAD, ils peuvent installer deux écrans dans la salle : un écran interactif avec un tableau blanc sur le cloud, et un écran standard pour montrer l'avancement de leur projet.

Les salles de réunion modulaires rendent les tables facultatives. Auparavant, les collègues avaient souvent besoin d'une surface sur laquelle poser leur ordinateur portable pour prendre des notes et présenter leurs documents. Mais avec un écran interactif dans la salle, ils n'ont plus besoin d'apporter leurs propres appareils. Pour les présentations, ils peuvent facilement charger leurs fichiers via une clé USB ou les télécharger à partir de leurs comptes de stockage en ligne. Pour prendre des notes, ils peuvent simplement enregistrer leurs sessions et envoyer les fichiers à tous les destinataires par courrier électronique. Sans tables encombrantes qui prennent de la place, il est plus facile de créer des salles de réunion plus modulaires. Cela signifie que les travailleurs peuvent rapidement modifier la disposition de la salle de réunion pour l'adapter à leurs besoins.

Cela ne signifie pas nécessairement que les tables ne sont plus nécessaires. Investir dans des meubles modulaires qui peuvent être roulés, repliés, empilés ou pliés permet aux travailleurs de les mettre en place lorsque cela est nécessaire.

Une expérience publiée dans le Journal of Applied Psychology a comparé les résultats de la collaboration lors de réunions debout et assis. Les chercheurs ont constaté qu'il n'y avait aucune différence en termes de synergie d'équipe. Mais s'ils comparaient la vitesse à laquelle les réunions se terminaient, les réunions debout étaient en fait plus rapides et donc plus efficaces.[6]

Des témoignages plus récents ont montré que ces conclusions sont toujours valables. En se levant, les équipes ont déclaré pouvoir réduire la durée de leurs réunions d'environ 25 %. De 48 minutes, par exemple, la durée des réunions est passée à 36. La position debout a également rendu les employés plus alertes et plus attentifs aux discussions en cours, car ils n'étaient pas aussi distraits que lorsqu'ils étaient assis devant leurs ordinateurs portables respectifs. Leur position et le besoin qu'a leur corps de s'asseoir leur ont également donné un sentiment d'urgence pour terminer la tâche en cours.[7]

Comme il n'y a pas de chaises dans une salle de réunion debout, les participants disposent de plus d'espace à occuper. Le fait de disposer d'un ou plusieurs écrans interactifs mobiles pour les sessions offre plusieurs possibilités en termes de configuration de la salle. Par exemple, les écrans peuvent être placés de part et d'autre de la salle pour des discussions indépendantes en petits groupes entre équipes fonctionnelles. Après leurs sessions en petits groupes, ils peuvent rapprocher les écrans pour présenter et synthétiser les idées en tant que groupe plus important.

Disposer d'un espace supplémentaire est également avantageux lorsqu'il s'agit d'envisager des scénarios où la distanciation sociale doit être mise en œuvre. De cette façon, les salles de réunion peuvent toujours être utilisées tout en minimisant les risques.