Choisir un système de présentation sans fil adapté aux réunions hybrides

Les visioconférences et les réunions hybrides jouent désormais un rôle important dans le fonctionnement interne des entreprises à travers le monde, les services informatiques des entreprises de moyenne à grande taille se sont alors vus chargés de rechercher activement des technologies qui permettent de rendre ce type de communication aussi transparent et efficace que possible. Le système de présentation sans fil (WPS) est l'un des éléments clés de l'écosystème des salles de conférence ciblés par les professionnels de l'informatique comme potentielle solution permettant de mener à bien ce projet. 

En étudiant davantage la question, ces professionnels de l'informatique constateront qu'un WPS adapté à l'ère des réunions hybrides est en mesure de diffuser efficacement tous les éléments d'une réunion en salle de conférence auprès de chaque participant à distance, y compris les vidéos/images, les discussions et les contenus/fichiers partagés. Afin de s'assurer qu'un WPS potentiel est à même de répondre à ces attentes, le personnel informatique doit vérifier qu'il est en mesure de donner une réponse positive aux questions suivantes portant sur ses caractéristiques :

•  Le WPS est-il compatible avec le matériel de visioconférence USB « plug and play » présents sur le marché ?
•  Le WPS est-il compatible avec les applications de visioconférence présentes sur le marché ?
•  Le contenu projeté par le biais du WPS pourra-t-il être partagé ?
•  Les discussions au sein de la salle de conférence pourront-elles être diffusées avec fluidité auprès des participants à distance ?

Avant de se pencher sur les rouages du système de projection sans fil, il est intéressant d'avoir une vue d'ensemble de ce qui fait l'efficacité d'une réunion hybride. Tout d'abord, l'une des caractéristiques essentielles d'une réunion hybride réussie est son efficacité. La capacité à démarrer rapidement une réunion hybride pour les participants présents dans la salle de conférence et pour ceux qui participent à distance sera déterminante quant à la quantité de travail effectuée au cours de la réunion et quant au degré d'engagement de chaque participant. Pour y parvenir, une réunion hybride doit adopter une approche « Bring Your Own Meeting » (BYOM ou « apportez votre propre réunion ») où tous les éléments matériels (équipement BYOD et équipement présent dans la salle de conférence) fonctionnent en tandem pour donner lieu à une réunion rapide, facile et adaptable, de sorte que les participants ne soient pas contraints de manipuler le matériel et d'ajuster les paramètres simplement pour faire fonctionner la visioconférence.

Une autre caractéristique essentielle d'une réunion hybride efficace est la capacité à impliquer chaque participant dans les discussions engagées. En effet, la possibilité de s'exprimer et d'être entendu à n'importe quel moment lorsque la discussion le justifie permettra aux participants de s'impliquer davantage dans la discussion. Pour s'assurer que cet aspect d'une réunion hybride est optimal, une salle de conférence dispose de deux options principales : premièrement, l'achat de périphériques supplémentaires (tels que des haut-parleurs) qui peuvent parfaire la visioconférence par le biais de fonctionnalités audio plus étendues, ou deuxièmement, l'utilisation d'un système de présentation sans fil doté de microphones intégrés.

À l'époque des conférences téléphoniques, ce problème était résolu en répartissant uniformément les téléphones de conférence dans la salle de manière que chaque participant, proche ou éloigné, puisse être entendu. Toutefois, depuis la transition vers la visioconférence BYOD, les microphones utilisés lors des réunions sont revenus à une source unique (le microphone intégré dans l'ordinateur portable qui exécute le logiciel de vidéoconférence) ou nécessitent d'être connecté sur les ordinateurs portables présents dans la salle. Malheureusement, dans les deux cas, le problème lié à la pauvreté des discussions a resurgi. En effet, la première option crée le même type d'obstacle physique à la fluidité des conversations que celui évoqué précédemment, en obligeant les participants installés plus loin dans la salle à se rapprocher de l'ordinateur portable pour s'adresser aux participants à distance. L'option suivante, quant à elle, risque de donner lieu à des réunions maladroites dont le début serait retardé (du fait d'attendre que tous les participants se connectent), à des problèmes de connexion et d'informatique, et à un réseau wifi saturé.

La solution idéale décrite ci-dessus correspondrait à un système de présentation sans fil doté de microphones intégrés à des émetteurs qui utiliseraient le signal sans fil indépendant généré par le WPS pour transmettre à la fois la vidéo de chaque participant muni d'un émetteur, et les voix de tous les participants dans la salle. Grâce à ce système, les émetteurs qui permettent aux participants assis au fond de la pièce de s'exprimer instantanément permettraient également à ceux qui en sont proches de parler et d'être entendus clairement par tous les participants de la réunion, y compris ceux qui se trouvent à distance, ce qui créerait des conditions propices à des interactions de meilleure qualité.

Pour répondre aux problématiques décrites ci-dessus, BenQ a conçu la dernière itération de son système de présentation sans fil InstaShow®, l'InstaShow® VS20, conçu spécifiquement pour cette nouvelle ère des réunions hybrides dans laquelle nous vivons tous désormais. L'InstaShow® VS20 est un WPS qui est parfaitement équipé pour la prise en charge des visioconférences, et permet aux utilisateurs d'intégrer le contenu d'une présentation rapidement dans n'importe quelle application de visioconférence pour que les utilisateurs à distance puissent également consulter le contenu et interagir à son sujet simultanément.

Une fois l'InstaShow® VS20 mis en place dans une salle de conférence, toute réunion hybride sera à même de tirer pleinement parti de ses performances de réception sans fil de pointe pour fournir à la fois des images de haute qualité (y compris des vidéos en résolution 4K native) et un son cristallin jusqu'à 20 mètres de distance. Dans la mesure où chaque émetteur VS20 (« bouton InstaShow® ») est équipé d'un microphone omnidirectionnel pouvant capter les voix dans un rayon de 1,5 mètre, le système de présentation sans fil InstaShow® peut facilement devenir un système de microphone sans fil extensible en branchant et en connectant simplement les boutons InstaShow® aux appareils répartis dans la pièce. Cela permet aux participants dispersés dans la salle de parler librement avec tous les participants (y compris les utilisateurs à distance) sans craindre une mauvaise qualité audio et des malentendus, tout en partageant leurs écrans. De plus, le microphone de chaque bouton InstaShow® peut être mis en sourdine d'une simple pression pour garantir le contrôle du bruit lors des réunions lorsque cela est nécessaire.

En incorporant ces microphones à bouton plug and play InstaShow® exclusifs dans l'écosystème InstaShow®, le transformant ainsi en un système de microphones sans fil extensible, BenQ répond directement aux besoins des salles de conférence de moyenne à grande taille en leur offrant un moyen abordable et flexible d'optimiser la qualité sonore de leurs visioconférences et de créer des conditions propices à des réunions hybrides plus engageantes et plus efficaces.