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Adottare tecnologie ibride per le riunioni per utilizzare al meglio lo spazio in ufficio
- BenQ
- 2022-01-28
L’ufficio ha bisogno di essere rinnovato.
Con le attività che riprendono in tutto il mondo, adesso è il momento più opportuno per valutare lo stato dei tuoi ambienti di lavoro. Cosa ci ha fatto capire la pandemia su come utilizzarli? Come è cambiata l’idea di ufficio dopo che i dipendenti hanno fatto smart working?
L’ufficio non è più solo la struttura preposta a ospitare gli impiegati otto ore al giorno. Lo scopo principale è assicurare uno spazio sicuro e funzionale attrezzato con tutti gli strumenti necessari per collaborare e fare un lavoro di qualità. Gli spazi lavorativi migliori sono quelli dinamici, vivaci e in continua evoluzione, proprio come chi li usa. Ma la domanda è: gli uffici si sono evoluti per stare al passo con i tempi?
Secondo le ultime tendenze, c’è uno spostamento costante verso il lavoro ibrido.1 Le grandi aziende hanno iniziato a garantire più flessibilità ai dipendenti permettendo loro di fare smart working a tempo pieno o parziale.2 Dato che molti dirigenti sono consapevoli che gli impiegati svolgono gran parte del lavoro a casa, possono dedicare più spazio per le attività che richiedono interazioni sociali, come riunioni online o in presenza.3 M Moser Associates, un’agenzia che progetta ambienti di lavoro su scala internazionale, ha rilevato che i clienti più innovativi stanno riducendo il numero di postazioni individuali, dal 70% al 30%, dello spazio totale dell’ufficio. Adesso il 70% è destinato ai lavori di squadra. Una tendenza coerente con quelle di ridimensionamento degli uffici e di conversione di zone alle scrivanie personali a spazi più collettivi e condivisi.4,5
Situazione attuale
Le interruzioni sono più comuni
Fattori attuali che possono bloccare le attività:
Passaggio in corso
Lavoro ibrido sempre più come soluzione permanente
Il lavoro ibrido porta a più elevata…
Tendenze che ne derivano
Gli uffici diventano più piccoli
Le tecnologie esistenti sono sempre più inadeguate6,7
Cambiamenti richiesti
Semplificare le tecnologie per la produttività e le riunioni
Durante il passaggio alla modalità di lavoro ibrida della tua azienda, è importante farsi queste tre domande:
Chi? Dato che sempre più dipendenti preferiscono lo smart working, è bene avere un’idea generale di chi sarà in presenza in ufficio. Siccome si tratta di chi utilizzerà più spesso lo spazio, gli ammodernamenti fatti devono soddisfare proprio le loro esigenze. Qual è il loro profilo e che tipo di attività svolgono in cui possono aver bisogno di sale riunioni, open space e aree di collaborazione?
Come? In riferimento a chi userà questi spazi, quali sono le mansioni che svolgono? Li utilizzeranno principalmente per fare presentazioni? Incontri frontali con clienti? Colloqui in presenza? Videochiamate? Sessioni di brainstorming? Da questo può dipendere la dimensione delle stanze, la tipologia e la disposizione dell’arredamento e dell’attrezzatura.
Che cosa? Sapere come i dipendenti utilizzeranno gli spazi ti dà un’idea più chiara di quali tecnologie useranno più spesso. Fai un censimento di attrezzatura e apparecchi a disposizione nelle sale riunioni. Sono ancora adeguati alle esigenze dei lavoratori? Non basta vedere se funzionano ancora. Magari funzionano ma non sono più aggiornati. La decisione più importante da prendere è se questi apparecchi sono in grado di adempiere alla propria funzione in caso di struttura ibrida. Per esempio, una lavagna è utile nelle riunioni in presenza, ma chi è online può non riuscire a vedere bene le cose scritte.
La valutazione sull’utilità delle tecnologie esistenti nella sala riunione è in linea con le proiezioni della Gartner.8 Secondo l’hype cycle della Gartner è arrivato il momento degli strumenti di collaborazione, cioè software e hardware progettati per il lavoro di squadra e l’interazione, come display interattivi e lavagne digitali. Questo significa che le aziende riconoscono quanto siano fondamentali e le adottano come parte integrante del lavoro.
Evoluzione delle tecnologie per le sale riunioni
Le lavagne, anche quelle a fogli mobili, erano lo strumento principale per fare brainstorming e presentazioni.
La comparsa di portatili e videoproiettori ha portato gli strumenti digitali nelle riunioni.
L’avvento della videoconferenza e dei dispositivi personali ha dato vita a riunioni con VoIP, smartphone e tablet.
Il passaggio alle soluzioni all-in-one: videoconferenza, lavagna digitale in cloud e condivisione dello schermo.
Nel corso degli anni, abbiamo visto gli apparecchi e l’attrezzatura delle sale riunioni evolversi per adattarsi alle mutevoli esigenze del settore. In base allo stato attuale dei tuoi spazi, quanto è adeguata la tecnologia della tua sala riunioni? Se vuoi delle soluzioni per la collaborazione in team che ti consentiranno di costruire un ufficio più dinamico, BenQ offre una serie di display interattivi ma anche soluzioni per la videoconferenza e la condivisione dello schermo che rispondono esattamente alle tue esigenze. Se vuoi saperne di più su quale soluzione sia la migliore per la tua azienda e i tuoi dipendenti, prenota una dimostrazione gratuita o una consulenza con uno dei nostri esperti!
- Rosenbaum, E., “The latest numbers on how many workers will be returning to offices, and how often”, CNBC, https://www.cnbc.com/2021/07/08/how-many-workers-will-be-returning-to-offices-and-how-often.html, 8 July 2021, last accessed 23 July 2021.
- Gratton, L., “How to Do Hybrid Right”, Harvard Business Review, Vol. 99, Issue 3, May-June 2021, p. 66-74.
- Levere, J., “One Size Doesn’t Fit All: Employees’ Needs Are Changing Work Spaces”, The New York Times, https://www.nytimes.com/2021/10/19/business/work-spaces-design-employees.html, 19 October 2021, last accessed 25 October 2021.
- Thomas, L., “Covid changed how we think of offices. Now companies want their spaces to work as hard as they do”, CNBC, https://www.cnbc.com/2021/03/10/1-year-into-covid-employers-rethink-offices-and-function-matters-most.html, 10 March 2021, last accessed 23 July 2021.
- Rosenbaum, E., “The latest numbers on how many workers will be returning to offices, and how often”.
- Hecht, J., “How Technology Is Driving Change In Almost Every Major Industry”, Forbes, https://www.forbes.com/sites/jaredhecht/2018/11/30/how-technology-is-driving-change-in-almost-every-major-industry, 30 November 2018, last accessed 23 July 2021.
- Kleynhans, S., “Select the Right Technology for Modern Meeting Rooms”, Gartner, https://www.gartner.com/document/code/320123, 20 September 2018, last accessed 23 July 2021.
- Rimol, M., “6 Trends on the Gartner Hype Cycle for the Digital Workplace, 2020”, Gartner, https://www.gartner.com/smarterwithgartner/6-trends-on-the-gartner-hype-cycle-for-the-digital-workplace-2020/, 24 August 2020, last accessed 23 July 2021.