Come scegliere un sistema di presentazione wireless adatto alle riunioni ibride

Con le videoconferenze e le riunioni ibride che svolgono un ruolo significativo nel funzionamento interno delle aziende di tutto il mondo, i dipartimenti IT delle società e delle aziende di medie e grandi dimensioni sono stati sempre più incaricati di ricercare in modo proattivo la tecnologia per rendere tale comunicazione il più possibile fluida ed efficace. Uno dei componenti chiave dell'ecosistema delle sale conferenze che i professionisti dell'IT hanno individuato come possibile soluzione per aiutarli in questa ricerca è il Wireless Presentation System (WPS).

Approfondendo la questione, i professionisti IT scopriranno che un WPS adatto all'era delle riunioni ibride è in grado di trasmettere in modo efficiente tutti gli elementi che si svolgono all'interno di una riunione in sala conferenze, compresi i video/immagini, le discussioni e i contenuti/file condivisi, a ogni singolo partecipante remoto. Per assicurarsi che un potenziale WPS sia in grado di farlo, il personale IT deve verificare se il WPS è in grado di rispondere positivamente alle seguenti domande più dettagliate sulle sue caratteristiche: 

• Il WPS è compatibile con le apparecchiature di videoconferenza plug-and-play basate su USB disponibili sul mercato?
• Il WPS è compatibile con le applicazioni di videoconferenza disponibili sul mercato?
•  I contenuti proiettati tramite il WPS potranno essere condivisi?
•  Le discussioni all'interno della sala conferenze potranno essere trasmesse chiaramente ai partecipanti remoti? 

Prima di entrare nel dettaglio delle funzionalità del sistema di proiezione wireless, è utile avere una visione d'insieme di ciò che rende una riunione ibrida efficace. Innanzitutto, una delle caratteristiche essenziali di una riunione ibrida efficace è l'efficienza. La capacità di far funzionare rapidamente una riunione ibrida per i partecipanti alla sala conferenze e per quelli che partecipano da remoto contribuirà a determinare la quantità di lavoro svolto durante la riunione e il grado di coinvolgimento di ciascun partecipante fin dall'inizio. A tal fine, una riunione ibrida dovrebbe adottare un approccio BYOM (Bring Your Own Meeting), in cui tutti gli elementi hardware - dal BYOD alle attrezzature della sala conferenze - lavorano in tandem per rendere la riunione rapida, facile e adattabile, in modo che i partecipanti non siano impantanati a maneggiare le attrezzature e a modificare le impostazioni solo per far funzionare la videoconferenza.

Un'altra chiave per avere una riunione ibrida efficace è la capacità di coinvolgere ogni partecipante nelle discussioni in corso, in quanto la possibilità di parlare ed essere ascoltati in qualsiasi momento quando la discussione lo richiede renderà i partecipanti più impegnati nell'argomento della discussione. Per garantire che questo aspetto di una riunione ibrida sia all'altezza, una sala conferenze ha due opzioni principali: una, l'acquisto di periferiche aggiuntive sul mercato (come i vivavoce) che possono integrare la videoconferenza con funzionalità audio estese, oppure due, l'utilizzo di un sistema di presentazione wireless con funzionalità microfoniche integrate.

Nell'era precedente delle teleconferenze, questo problema veniva risolto disponendo di telefoni per conferenze equamente distribuiti nella stanza, in modo che ogni partecipante vicino e lontano potesse essere ascoltato. Ma con il passaggio alle videoconferenze BYOD, i microfoni utilizzati per le riunioni sono tornati a un'unica fonte - il microfono incorporato nel laptop che esegue il software di videoconferenza - oppure hanno richiesto l'accesso da laptop situati in tutta la sala. Purtroppo, in entrambi i casi è riemerso il problema delle discussioni poco brillanti, poiché la prima opzione ha creato lo stesso tipo di impedimento fisico alla fluidità della conversazione di cui si è parlato in precedenza, richiedendo ai partecipanti seduti a una certa distanza di avvicinarsi al portatile per rivolgersi ai partecipanti remoti. La seconda opzione, invece, aveva il potenziale di creare riunioni maldestre, con orari di inizio ritardati (poiché si attende che tutti si colleghino), possibili problemi di login e informatici e un segnale a banda larga congestionato. 

La soluzione ideale descritta sopra sarebbe un sistema di presentazione wireless con microfoni incorporati nei trasmettitori, che sfrutterebbero il segnale wireless indipendente del WPS per trasmettere non solo il video di ogni partecipante con un trasmettitore, ma anche le voci di ogni partecipante in tutta la sala. Con un sistema di questo tipo, i trasmettitori che consentono ai partecipanti seduti nell'angolo più lontano della sala conferenze di presentarsi istantaneamente, permetterebbero anche a coloro che si trovano nelle loro vicinanze di parlare e di essere ascoltati chiaramente da tutti i partecipanti alla riunione, compresi quelli che partecipano a distanza, creando così le condizioni per una maggiore interazione.

Per affrontare i problemi sopra descritti, BenQ ha progettato l'ultima iterazione del suo InstaShow® Wireless Presentation System, l'InstaShow® VS20, specificamente per l'era delle riunioni ibride in cui stiamo vivendo. InstaShow® VS20 è un WPS completamente equipaggiato con il supporto per le videoconferenze, che consente agli utenti di integrare rapidamente i contenuti delle presentazioni in qualsiasi app per videoconferenze, in modo che anche gli utenti remoti possano visualizzare e interagire con i contenuti contemporaneamente. 

Una volta installato InstaShow® VS20 in una sala conferenze, qualsiasi riunione ibrida sarà in grado di sfruttare appieno le sue prestazioni di ricezione wireless leader del settore per offrire immagini di alta qualità (compresi i video con risoluzione 4K nativa) e un suono cristallino a una distanza massima di 20 metri. Poiché ogni trasmettitore VS20 ("InstaShow® Button") è dotato di un microfono omnidirezionale in grado di captare le voci in un raggio di 1,5 metri, il sistema di presentazione wireless InstaShow® può diventare rapidamente un sistema microfonico wireless espandibile semplicemente collegando e riproducendo i pulsanti InstaShow® ai dispositivi presenti nella sala. In questo modo, i partecipanti sparsi per la sala possono parlare liberamente con tutti i partecipanti (compresi gli utenti remoti) senza temere una qualità audio scadente e una comunicazione errata, pur condividendo i loro schermi. Inoltre, il microfono di ogni InstaShow® Button può essere comodamente disattivato con un semplice tocco per garantire il controllo del rumore durante le riunioni, quando necessario.

Incorporando questi esclusivi microfoni InstaShow® Button plug-and-play nell'ecosistema InstaShow® e trasformandoli in un sistema di microfoni espandibili wireless, BenQ risponde direttamente alle esigenze delle sale conferenze di medie e grandi dimensioni che desiderano trovare un modo economico e flessibile per ottimizzare la qualità del suono delle loro videoconferenze e creare le condizioni per riunioni ibride più coinvolgenti ed efficaci.