Een Passend Draadloos Presentatiesysteem voor Hybride Meetings Kiezen

Videobellen en hybride vergaderingen spelen tegenwoordig een belangrijke rol in de werking van bedrijven overal ter wereld. IT-afdelingen in grote en middelgrote bedrijven zijn dan ook steeds meer actief op zoek naar technologie om zulk soort communicatie zo soepel en effectief mogelijk te maken. Eén van de sleutelaspecten voor vergaderruimtes die de IT-specialisten onder de loep nemen als mogelijke oplossing zijn draadloze presentatiesystemen (WPS). 

Bij nadere beschouwing zullen de specialisten vasstellen dat een WPS voor dit tijdperk van hybride vergaderingen in staat moet zijn om alle gebeurtenissen uit de vergaderruimte - inclusief beeld/video, discussies en gedeelde inhouden - efficiënt aan alle deelnemers te leveren. Om vast te stellen of een potentieel WPS hiertoe in staat is, moeten de beslissers nagaan of het WPS een positief antwoord op de volgende gedetailleerde vragen over de functionaliteit kan geven:

•  Is het WPS compatibel met gangbare USB-apparatuur voor videobellen?
•  Is het WPS compatibel met gangbare app voor videobellen?
•  Kan de via het WPS geprojecteerde inhoud ook worden gedeeld?
•  Worden de onderlinge gesprekken in de vergaderruimte duidelijk overgedragen naar de deelnemers op afstand?

Voordat we de functionaliteit van draadloze presentatiesystemen tot in detail verkennen, is het zinvol om eerst een indruk te krijgen van wat een hybride vergadering productief maakt. Op de allereerste plaats is een van de doorslaggevende kenmerken van een productieve hybride vergadering dat deze ook ècht productief is. De mogelijkheid om snel een hybride meeting te kunnen organiseren voor zowel deelnemers in de vergaderruimte als deelnemers op afstand is bepalend voor hoeveel in een vergadering bereikt kan worden en hoe betrokken elke deelnemer vanaf het eerste begin is. Daarvoor is het verstandig als een hybride vergadering een BYOM-aanpak (Bring Your Own Meeting) gebruikt, waarbij alle hardwareaspecten - van BYOD to de apparatuur in de vergaderruimte - samenwerken om de vergadering snel, eenvoudig en aanpasbaar te maken. Zo hoeven de deelnemers zich niet bezig te houden met het instellen van apparatuur en fijnafstelling van de instellingen om te kunnen vergaderen.

Een ander belangrijk punt voor een productieve hybride vergadering is de mogelijkheid om elke deelnemer actief te kunnen betrekken in het gesprek. De mogelijkheid om iedereen te laten spreken en ook horen zorgt dat de deelnemers beter bij onderwerp betrokken blijven. Om dit aspect van een hybride vergadering te kunnen bieden, zijn er twee mogelijkheden voor de vergaderruimte. Ten eerste kan er extra randapparatuur worden gekocht (bijv. vergaderluidsprekers) die de videobijeenkomst aanvullen met een beter geluidssysteem. De tweede mogelijkheid is gebruik te maken van een draadloos presentatiesysteem met ingebouwde microfoonfuncties.

Eerder werd dit probleem bij videobellen aangepakt door op gelijkmatige afstanden luidsprekers en microfoons te plaatsen zodat elke deelnemer te horen was. Maar door de overgang naar BYOD vergaderingen, zijn de microfoons die voor een vergadering worden gebruikt ofwel teruggegaan naar een enkele bron - de microfoon in de laptop die de vergadersoftware draait - ofwel moest er worden ingelogd op meerdere laptops in dezelfde ruimte. Helaas ontstaan in beide gevallen situaties die een goede vergadering in de weg staan. De eerste mogelijkheid veroorzaakt dezelfde fysieke blokkade voor een soepele conversatie als eerder besproken, waarbij deelnemers die eigenlijk wat verder weg zitten naar de laptop moeten komen om met deelnemers op afstand te kunnen praten. Door de tweede mogelijkheid ontstonden onhandige vergaderingen met vaak vertraging (wachten totdat iedereen is ingelogd), potentiële problemen met IT en aanmelden en een overbelaste netwerkverbinding.

De beste oplossing voor het zojuist beschreven probleem is een draadloos presentatiesysteem (WPS) met in de zender ingebouwde microfoons. Die profiteren van het eigen losse draadloze signaal van het WPS om niet alleen beeld van elke deelnemer met een zender te sturen, maar ook de stemmen van elke deelnemer in de vergaderruimte. Met een dergelijk systeem met zenders waarmee ook deelnemers in de verste uithoeken van de vergaderruimte direct kunnen participeren kan iedereen spreken en ook duidelijk gehoord worden door alle deelnemers aan de vergadering, ook die op afstand. Dat schept goede voorwaarden voor meer interactie.

Om precies de bovenstaande problemen aan te pakken heeft BenQ de nieuwste versie van het InstaShow® draadloze presentatiesysteem ontwikkeld, de InstaShow® VS20. Speciaal gemaakt voor het huidige tijdperk van hybride vergaderingen. De InstaShow® VS20 is een WPS met volledige ondersteuning voor videovergaderingen, waardoor deelnemers snel en gemakkelijk presentatieinhouden kunnen integreren in elke vergaderapp. Zo kunnen ook deelnemers op afstand tegelijkertijd inhoud bekijken en daarmee interageren.

Zodra InstaShow® VS20 in een vergaderruimte is geïnstalleerd kan elke hybride vergadering optimaal profiteren van de toonaangevende draadloze ontvangst om zowel beeld van topkwaliteit (ook video in native 4K resolutie) en kraakhelder geluid op een afstand tot 20 meter. Omdat elke VS20 zender (”InstaShow® Button”) is voorzien van een omnidirectionele microfoeen die stemmen in een straal van 1,5 meter kan oppikken, kan het InstaShow® draadloze presentatiesysteem snel een uitbreidbaar draadloos microfoonsysteem worden door eenvoudigweg InstaShow® Buttons te verbinden aan toestellen in de hele ruimte. Zo kunnen de deelnemers alle ruimte optimaal gebruiken en toch vrijuit spreken met alle anderen (ook met deelnemers op afstand) zonder te hoeven vrezen voor een slechte geluidskwaliteit of miscommunicatie terwijl ze hun scherm nog delen. Daarnaast kan de microfoon in elke InstaShow® Button gemakkelijk worden uitgeschakeld door er op te tikken. Zo ontstaat er geen ruis in de vergadering.

Door deze exclusieve plug-and-play InstaShow® Button microfoons in het InstaShow® ecosysteem te integreren en het daardoor in een uitbreidbaar draadloos microfoonsysteem te veranderen, heeft BenQ een directe oplossing voor de behoefte aan een betaalbare en flexibele manier om een betere geluidskwaliteit te bereiken bij videovergaderingen in middelgrote tot grote vergaderruimtes. Dit schept de randvoorwaarden voor productieve hybride vergaderingen.