IT-beheerders op scholen hebben heel wat aan hun hoofd. Ze moeten dagelijks aan projecten werken, grote aantallen hulp- en informatieverzoeken afhandelen en vergaderingen bijwonen - naast hun andere verantwoordelijkheden, zoals routinematig systeemonderhoud en training van medewerkers. Dit kan teveel worden, vooral als ze ook nog eens belast zijn met de aankoop en het onderhoud van nieuwe apparatuur.

We hebben alle begrip voor de complexiteit van IT-beheer en zorgen er daarom bij het ontwerpen van onze hard- en software voor die beheerslast wat te verlichten. In het onderstaande volgen vijf manieren waarop de onderwijsoplossingen van BenQ IT-beheerders helpen.

De aanschaf van een paar nieuwe apparaten is altijd een hele onderneming voor de IT-medewerkers van een school. Het is uiteindelijk IT die alle apparaten zodanig installeert dat ze passen in de bestaande systeemarchitectuur. Dit is een ongelofelijk bewerkelijk proces, des te meer wanneer medewerkers dit elke keer voor grote aantallen apparaten moeten doen.

Wij verlichten wat van die druk door beheerders handigere opties voor integratie van hun interactieve BenQ-displays te geven. IT-medewerkers kunnen de Device Management Solution (DMS) gebruiken voor het scannen van de barcodes op de zijkant van het display of de doos. Zo kunnen ze hun apparaten registreren en een naam geven, zelfs nog voordat ze de eerste keer worden aangezet en ingesteld.

Of, als ze dat liever willen, kunnen ze ook de lijst serienummers gebruiken die we bij de levering van hun BenQ-apparatuur doorgeven. Voor snelle registratie van alle apparaten zijn deze gegevens gemakkelijk in DMS te importeren.

Bij het configureren van specifieke apparaat- en netwerkinstellingen kunnen beheerders een board één keer instellen en deze instellingen vervolgens naar een USB-stick kopiëren. Met deze stick kunnen ze hun instellingen vervolgens naar alle andere boards kopiëren, wat veel tijd en moeite bespaart. Ze kunnen het integratieproces afronden door configuratie van een NFC-kaart voor praktische verbinding van de boards met het BenQ Account Management System (AMS).

Regeling van gebruikerstoegang is cruciaal wanneer het gaat om gedeelde zaken zoals interactieve displays. Omdat de meeste van deze apparaten permanent in de klaslokalen aanwezig zijn, zijn ze voor elke student of gast toegankelijk wanneer er niemand is om toezicht te houden. Dit kan leiden tot oneigenlijk gebruik van deze apparaten en het netwerk van de school blootstellen aan eventuele veiligheidsrisico's.

In theorie zouden EDLA-smartboards moeten helpen om toegang tot de apparatuur te regelen, door gebruikers te vragen in te loggen met hun Google-account. Maar er is een overduidelijke zwakke plek: het is heel gemakkelijk voor vrijwel iedereen om een nieuw Google-account aan te maken en te gebruiken. Elke Google-gebruiker kan bovendien de instellingen van zijn of haar board wijzigen en andere accounts van de huidige gebruikerslijst van het board verwijderen. Zo is er dus geen echte controle op gebruikerstoegang.

In tegenstelling tot andere EDLA-boards heeft het BenQ Board de Identity and Access Management-service (AMS). AMS helpt beheerders de gebruikerstoegang te controleren. Beide systemen zijn ontworpen voor naadloze functionering met alle directoryservices van de school.

Via IAM kunnen beheerders eenvoudig beperken wie toegang tot hun boards heeft door het domein van hun school te registreren of hun bestaande gebruikerslijst te synchroniseren. Het maakt daarbij niet uit of het gaat om Google Workspace, Microsoft Entra ID, ClassLink of andere op SAML gebaseerde identiteitsproviders. Zo kunnen zelfs willekeurige personen die een nieuw Google-account aanmaken dit niet gebruiken voor toegang tot het board, omdat hun account niet bij het domein van de school hoort of op de gebruikerslijsten voorkomt.

IAM kan bovendien automatisch synchroniseren met de identiteitsprovider. Wanneer medewerkers de organisatie verlaten, zijn hun accounts gemakkelijk van de gebruikerslijst te verwijderen door onmiddellijke intrekking van hun toegang tot het board.

Beheerders kunnen nog een stap verder gaan bij bescherming van hun boards door de rol "Beperkt gebruiker" toe te wijzen aan specifieke accounts. Zelfs docenten kunnen zo geen essentiële apparaatinstellingen wijzigen.

AMS aan de andere kant zorgt ervoor dat alle cloudaccounts, lokale mappen en informatie over zoekgedrag van elke gebruiker gescheiden worden gehouden telkens wanneer ze op het BenQ Board inloggen. Dit zorgt ervoor dat andere gebruikers niet kunnen knoeien met hun gegevens of persoonlijke instellingen.

Lees ook: Toegang toestaan: afweging tussen gebruikersmachtiging en beveiliging op BenQ Boards

Google Play Store is op alle EDLA-smartboards voorgeïnstalleerd. IT-beheerders kunnen daarom bezorgd zijn over hoe gebruikers de service misbruiken om niet-geautoriseerde apps op de boards van hun school te downloaden. Play Store biedt docenten de vrijheid alle apps te downloaden die ze nodig hebben voor het lesgeven, maar het systeem maakt beoordeling en management van de apps lastig voor IT-medewerkers. Beheerders die gebruik maken van Google Admin Console kunnen indien nodig de installatie van specifieke apps blokkeren, maar docenten kunnen deze beperking gemakkelijk omzeilen door met hun persoonlijke Google-account op het EDLA-smartboard in te loggen.

BenQ lost dit probleem op door beheerders de mogelijkheid te geven bepaalde apps te blokkeren of toegang tot Play Store compleet te deactiveren. Wanneer docenten een specifieke app voor hun lessen nodig hebben, kunnen ze van tevoren een verzoek richten aan de IT-medewerkers. IT kan de apps vervolgens op veiligheid, voldoen aan gegevensbescherming en compatibiliteit beoordelen en ze daarna gemakkelijk via DMS op afstand op specifieke BenQ Boards installeren.

Zwakke plekken in apparaten en software zijn ernstige beveiligingsrisico's voor veel instellingen, in het bijzonder scholen.¹ Ongepatchte zwakke plekken in firmware of apps zijn een van de manieren waarop criminelen het netwerk van een school kunnen misbruiken voor allerlei cyberaanvallen, inclusief gegevensdiefstal en ransomware-bedreigingen.² Van 2018 tot 2023 betaalden scholen in de Verenigde Staten gemiddeld bijna US$ 173.504 per aanval en verloren ze 12 dagen door uitval en nog eens 42 dagen voor herstel.³

In 2022 hield ongeveer 36% van de aanvallen op scholen voor basis- en voortgezet onderwijs in de Verenigde Staten verband met ransomware,⁴ waarbij de aanvallers naar zeggen een losgeld eisten van 250.000 tot 950.000 dollar. Naast deze betalingen kosten deze incidenten scholen ongeveer US$ 9,45 miljard voor uitvaltijd.⁵ Update- en patchmanagement neemt vanwege dit soort voorvallen een bijzonder belangrijke plaats in op de gegevensbeveiligingschecklist van IT-beheerders.

Lees ook: Gegevensbeveiligingschecklist van een smart school

Scholen die het BenQ Board gebruiken, krijgen gegarandeerd regelmatige firmware- en software-updates die zijn ontworpen om hun boards en apps veilig en perfect functionerend te houden. Beheerders worden onmiddellijk in kennis gesteld van nieuwe updates telkens wanneer ze inloggen op DMS. Updates installeren is in een handomdraai gebeurd, omdat ze onmiddellijk de nieuwe firmware op alle desbetreffende boards kunnen plaatsen of inplannen voor een meer geschikt moment.

Na elke apparatuuraankoop is er een periode van aanpassing, waarin de docenten uitzoeken hoe ze hun nieuwe aanwinsten in de klas moeten gebruiken. Dit bepaalt uiteindelijk of de investeringen in technologie van de school de moeite waard zijn. Slechte training kan maken dat docenten teruggrijpen naar eerder gebruikte tools die ze beter kennen,⁶ wat de recentelijk gekochte apparaten een kostbare verspilling maakt.

Bij afwezigheid van leertechnici komt de training van onderwijzend personeel voor rekening van de IT-medewerkers. Dit komt bovenop hun taak van probleemoplossing voor deze apparaten in het geval docenten gaandeweg technische problemen tegenkomen. Veel oplossingsproviders zijn onhandig bezig in dit opzicht en verleiden scholen met de toeters en bellen van hun producten, maar geven geen service meer wanneer hun boards eenmaal aan de school geleverd zijn.

BenQ gaat tot het uiterste wanneer het aankomt op training van de gebruikers. Scholen kunnen hun voordeel doen met BenQ's persoonlijke workshops of online trainingsmodules om docenten in staat te stellen zo goed mogelijk gebruik te maken van de geavanceerde features van hun boards. Beheerders kunnen zelfs gespecialiseerde training krijgen over de verschillende features van apparaat-, account- en broadcastmanagement. En in het zelden voorkomende geval dat de school een specifiek technisch probleem tegenkomt, kunnen ze gemakkelijk contact opnemen met BenQ voor hulp bij hun vragen.

Klaar om te ervaren hoe de BenQ-onderwijsoplossingen IT-beheer een stuk kunnen verbeteren? Neem contact op met uw plaatselijke BenQ-verkoopvertegenwoordiger om de BenQ Boards zelf uit te proberen.