Search history
Clear
3 wskazówki jak zwiększyć efektywność spotkań
- BenQ
- 2020-11-25
Spotkania są bezproduktywne, gdy uczestnicy pojawiają się na nich nieprzygotowani i nie wykorzystują w pełni swoich możliwości. Ożyw swoje dyskusje, stosując te trzy proste wskazówki
Ile razy zdarzyło Ci się mruknąć "To mógł być e-mail" po kolejnym godzinnym spotkaniu? Nie jesteś sam. Według Forbes, wielu pracowników ma wrażenie, że spotkania pochłaniają czas, przynosząc więcej strat niż pożytku. Wyrazili oni opinię, że spotkania często utrudniają im pracę, zamiast pomagać w jej wykonaniu.
Ale czy nam się to podoba, czy nie, spotkania służą celowi, którego nie można osiągnąć poprzez wymianę e-maili, wiadomości błyskawicznych lub rozmowy głosowe. Wielu dyrektorów generalnych woli organizować spotkania, pod warunkiem, że są one efektywne. Jak więc prowadzić wysoce produktywne spotkania, które nie marnują niczyjego czasu? Oto trzy praktyczne i możliwe do zastosowania wskazówki.
1. Ustal jasną agendę i harmonogram
Niezależnie od tego, czy jest to spotkanie jednorazowe, czy powtarzające się, ważne jest, aby zaplanować je z wyprzedzeniem i dostarczyć każdemu uczestnikowi jasno określoną agendę. Taka agenda służy dwóm celom. Po pierwsze, automatycznie redukuje liczbę platform spotkań. Zbyt często pracownicy siedzą na długich rozmowach, w których ich wkład niekoniecznie jest potrzebny. Marnują w ten sposób czas, który mogliby wykorzystać na wykonanie innych, bardziej znaczących zadań. Ważne jest więc, aby zapraszać tylko osoby niezbędne do dyskusji. Aby spotkania były lepsze, Harvard Business Review zaleca ograniczenie liczby uczestników do mniej niż ośmiu osób.
Po drugie, agenda sprawia, że wszyscy są przygotowani i zgrani. Wiedząc wcześniej, co będzie omawiane, uczestnicy spotkania mają wystarczająco dużo czasu, aby przedstawić pomysły, którymi mogą podzielić się z resztą grupy. W ten sposób czas spotkania jest lepiej wykorzystany. Zamiast poświęcać pierwsze kilka minut na informowanie uczestników, gospodarz może od razu przejść do konkretów swojego zadania, podczas gdy reszta może z łatwością przedstawić swoje przemyślane rozwiązania.
Przy planowaniu spotkań w przyszłości, upewnij się, że zarezerwujesz salę i prześlesz główne punkty rozmowy z wyprzedzeniem. BenQ DuoBoard i Monitory do korporacyjnych sal spotkań są zintegrowane z rozwiązaniami takimi jak Meeting Room 365, które pozwalają organizatorom spotkań z łatwością rezerwować sale konferencyjne, jednocześnie wysyłając agendę z preferowanej platformy e-mail.
2. Pozbądź się czynników rozpraszających uwagę
Podczas spotkań dość łatwo jest dać się odciągnąć na bok. Wszystko, co uniemożliwia rozpoczęcie spotkania na czas lub zakłóca dyskusję, jest uważane za rozpraszające. Mogą to być proste rzeczy, takie jak zastanawianie się, jak podłączyć laptopa do wyświetlacza lub przekazanie kabla HDMI innemu prezenterowi (tylko po to, by zorientował się, że jego notebook ma inne złącze). Te małe niedogodności sumują się i mogą zakłócić przebieg dobrej rozmowy. W miarę możliwości należy je wyeliminować.
Uczestnicy spotkań nie powinni się denerwować z powodu trywialnych kwestii technicznych. Jeśli technologie stosowane w Twojej sali konferencyjnej - czy to wyświetlacz, projektor, czy konfiguracja VoIP - ograniczają rodzaje urządzeń, z których możesz korzystać, lub komplikują zadania, rozważ ich wymianę. Narzędzia do sal konferencyjnych powinny być na tyle proste w obsłudze, aby można było po prostu wejść do sali i od razu rozpocząć pracę.
3. Zachęcanie do aktywnej współpracy
Wreszcie, efektywne spotkania powinny charakteryzować się wysokim poziomem współpracy. Spotkania biznesowe, w ich istocie, nie są samotne działania. Różne osoby z różnych działów zbierają się, aby wnieść swój wkład, ponieważ ich zróżnicowana wiedza specjalistyczna jest potrzebna do wypracowania całościowych rozwiązań. Dlatego tak ważne jest tworzenie okazji do zbierania informacji zwrotnych i współpracy, zwłaszcza podczas sesji burzy mózgów.
Narzędzia takie jak tablica (fizyczna lub w chmurze), interaktywne udostępnianie ekranu czy systemy ankietowania ułatwiają aktywną współpracę i pozwalają uczestnikom spotkania robić więcej niż tylko werbalizować swoje myśli. Szczególnie tablice w chmurze pozwalają współpracownikom nie tylko wizualizować swoje pomysły, ale także umieszczać na tablicy pliki multimedialne, aby skuteczniej przekazać swoje uwagi.
Interaktywne współdzielenie ekranu, z drugiej strony, pozwala uczestnikom spotkania współpracować poprzez edycję talii lub trwającego projektu na ekranie w czasie rzeczywistym. W porównaniu do tradycyjnego sposobu prezentowania statycznej prezentacji slajdów, gdzie informacje zwrotne są zbierane podczas spotkania, a następnie stosowane później, posiadanie pliku projektu otwartego podczas spotkania zapewnia, że zmiany nie zostaną zapomniane i zostaną prawidłowo wdrożone. Oczywiście, nie każdy projekt czy dyskusja może być sfinalizowana na jednym posiedzeniu. Dobre rozwiązania dla sal konferencyjnych powinny umożliwiać nagrywanie lub eksportowanie sesji, aby można je było kontynuować w późniejszym czasie.
Spotkania powinny ułatwiać prowadzenie produktywnych rozmów. Dzięki odpowiednim narzędziom, możesz prowadzić bardziej efektywne sesje bez rozpraszania uwagi i ograniczeń.