Jak wybrać odpowiedni bezprzewodowy system prezentacji do spotkań hybrydowych

W związku z tym, że wideokonferencje i spotkania hybrydowe odgrywają obecnie znaczącą rolę w wewnętrznych działaniach firm na całym świecie, działy IT w korporacjach oraz średnich i dużych firmach są coraz częściej zobowiązane do proaktywnego poszukiwania technologii, aby taka komunikacja była płynna i skuteczna jak to możliwe. Jednym z kluczowych elementów ekosystemu sali konferencyjnej, który specjaliści IT uznali za możliwe rozwiązanie, które pomoże im w tym zadaniu, jest bezprzewodowy system prezentacji (WPS).

Przyglądając się dokładniej tej kwestii, ci specjaliści IT odkryją, że WPS odpowiedni dla ery spotkań hybrydowych to taki, który jest w stanie wydajnie transmitować wszystkie elementy, które mają miejsce podczas spotkania w sali konferencyjnej – w tym filmy/obrazy, dyskusje i udostępniane treści/pliki – każdemu zdalnemu uczestnikowi. Aby upewnić się, że potencjalny WPS jest w stanie to zrobić, personel IT musi sprawdzić, czy WPS może pozytywnie odpowiedzieć na następujące, bardziej szczegółowe pytania dotyczące jego funkcji:

• Czy funkcja WPS jest kompatybilna z dostępnymi na rynku urządzeniami do wideokonferencji typu plug-and-play z interfejsem USB?
• Czy WPS jest kompatybilny z dostępnymi na rynku aplikacjami do wideokonferencji?
• Czy treści wyświetlane przez WPS będą mogły być udostępniane?
• Czy dyskusje w sali konferencyjnej będą mogły być wyraźnie transmitowane do zdalnych uczestników?

Zanim przejdziemy do szczegółów funkcjonalności bezprzewodowego systemu prezentacyjnego, warto najpierw spojrzeć z lotu ptaka na to, co sprawia, że spotkanie hybrydowe jest skuteczne. Przede wszystkim jedną z najważniejszych cech skutecznego spotkania hybrydowego jest jego efektywność. Możliwość szybkiego uruchomienia spotkania hybrydowego dla uczestników w sali konferencyjnej i tych, którzy uczestniczą zdalnie, pomoże określić, ile jest zrobione w trakcie spotkania, a także jak zaangażowani są wszyscy uczestnicy od samego początku. W tym celu spotkanie hybrydowe powinno opierać się na podejściu BYOM (Bring Your Own Meeting), w którym wszystkie elementy sprzętowe — od BYOD po wyposażenie sali konferencyjnej — działają w tandemie, aby spotkanie było szybkie, łatwe i elastyczne, tak aby uczestnicy nie ugrzęźli w majstrowaniu przy sprzęcie i dostosowywaniu ustawień tylko po to, aby wideokonferencja działała.

Kolejnym kluczem do skutecznego spotkania hybrydowego jest umiejętność zaangażowania każdego uczestnika w toczące się dyskusje, ponieważ możliwość mówienia i bycia wysłuchanym w dowolnym momencie, gdy dyskusja uzasadnia, zwiększy zaangażowanie uczestników w temat dyskusji. Aby upewnić się, że ten aspekt spotkania hybrydowego przebiega sprawnie, sala konferencyjna ma dwie główne opcje: po pierwsze, zakup dodatkowych urządzeń peryferyjnych dostępnych na rynku (takich jak zestawy głośnomówiące), które mogą uzupełnić wideokonferencję o rozszerzone możliwości audio, lub po drugie, wykorzystanie bezprzewodowy system prezentacji z wbudowanym mikrofonem.

W poprzedniej erze połączeń konferencyjnych problem ten rozwiązywano, umieszczając telefony konferencyjne w równych odstępach między salami, tak aby każdy uczestnik z bliska iz daleka mógł być słyszany. Jednak po przejściu na wideokonferencje BYOD mikrofony używane podczas spotkań albo powróciły do jednego źródła — mikrofonu wbudowanego w laptop z oprogramowaniem do wideokonferencji — albo wymagały logowania z laptopów rozmieszczonych w całym pomieszczeniu. Niestety, w obu przypadkach ponownie pojawił się problem słabych dyskusji, ponieważ pierwsza opcja stworzyła ten sam rodzaj fizycznej przeszkody w płynnej rozmowie, co omówiono wcześniej, wymagając od uczestników siedzących w pewnej odległości zbliżenia się do laptopa w celu zwrócenia się do zdalnych uczestników. Z drugiej strony ta druga opcja niosła ze sobą potencjał tworzenia niezdarnych spotkań z późnym czasem rozpoczęcia (gdy trzeba czekać, aż wszyscy połączą się z Internetem), możliwymi problemami z logowaniem i IT oraz przeciążonym łączem szerokopasmowym.

Najbardziej idealnym rozwiązaniem opisanym powyżej byłby bezprzewodowy system prezentacji z mikrofonami wbudowanymi w nadajniki, które następnie wykorzystywałyby niezależny sygnał bezprzewodowy WPS do przesyłania nie tylko obrazu wideo każdego uczestnika dzierżącego nadajnik, ale także głosu każdego uczestnika przez cały czas pokój. Dzięki takiemu systemowi nadajniki, które pozwalają uczestnikom siedzącym w odległym kącie sali konferencyjnej na natychmiastową prezentację, umożliwiłyby również osobom znajdującym się w ich pobliżu mówienie i bycie wyraźnie słyszanym przez wszystkich uczestników spotkania, w tym uczestniczących zdalnie, tworząc w ten sposób warunki dla większej interakcji.

Aby poradzić sobie z problemami opisanymi powyżej, firma BenQ zaprojektowała najnowszą wersję swojego bezprzewodowego systemu prezentacji InstaShow®, InstaShow® VS20, specjalnie na potrzeby ery spotkań hybrydowych, w której wszyscy obecnie żyjemy. InstaShow® VS20 to WPS, który w pełni wyposażone w obsługę wideokonferencji, umożliwiając użytkownikom szybką integrację treści prezentacji z dowolną aplikacją do wideokonferencji, dzięki czemu zdalni użytkownicy mogą jednocześnie przeglądać i wchodzić w interakcje z treścią.

Po ustawieniu InstaShow® VS20 w sali konferencyjnej każde spotkanie hybrydowe będzie mogło w pełni wykorzystać wiodącą w branży wydajność odbioru bezprzewodowego, aby zapewnić zarówno wysokiej jakości obrazy (w tym wideo w natywnej rozdzielczości 4K), jak i krystalicznie czysty dźwięk na odległość do 20 metrów. Ponieważ każdy nadajnik VS20 („InstaShow® Button”) jest wyposażony w mikrofon dookólny, który jest w stanie wychwycić głosy w promieniu 1,5 metra, bezprzewodowy system prezentacji InstaShow® może szybko stać się rozszerzalnym bezprzewodowym systemem mikrofonowym, po prostu podłączając i odtwarzając InstaShow ® Przyciski do urządzeń w całym pokoju. Dzięki temu uczestnicy rozproszeni po całym pokoju mogą swobodnie rozmawiać z każdym uczestnikiem (w tym użytkownikami zdalnymi) bez obawy o słabą jakość dźwięku i nieporozumienia, jednocześnie udostępniając swoje ekrany. Co więcej, każdy mikrofon InstaShow® Button można wygodnie wyciszyć jednym stuknięciem, aby w razie potrzeby zapewnić kontrolę hałasu podczas spotkań.

Włączając mikrofony w przycisku InstaShow® do ekosystemu InstaShow®, a ponadto przekształcając je w bezprzewodowy rozszerzalny system mikrofonowy, BenQ bezpośrednio odpowiada na potrzeby średnich i dużych sal konferencyjnych, aby znaleźć niedrogi i elastyczny sposób zoptymalizować jakość dźwięku swoich wideokonferencji i stworzyć warunki do bardziej angażujących i efektywnych spotkań hybrydowych.