Espacios Cambiantes: El Diseño de los Lugares de Trabajo para la Resiliencia Operativa

Es hora de desempolvar las mesas de trabajo. Millones de empleados van a volver a sus oficinas a medida que las restricciones laborales disminuyen en varias regiones del mundo. En el punto álgido de la pandemia, alrededor del 65,5% de los empleados de todo el mundo se veían obligados a trabajar a distancia.[1] En EE.UU., aproximadamente 48,7 millones de personas trabajaban con sus ordenadores portátiles desde casa.[2] Muchas organizaciones que llevaban a cabo su actividad de forma tradicional -es decir, que dependían en gran medida de las interacciones presenciales para la toma de decisiones y la producción- vieron que no estaban preparadas para cambiar a modos de trabajo híbridos y remotos. Esta limitación había provocado un breve parón en sus operaciones.

Para evitar que se repita lo ocurrido durante la pandemia, las organizaciones tendrán que reforzar su resistencia operativa. La Harvard Business Review define este tipo de resiliencia como la capacidad de una empresa para prosperar en situaciones inesperadas[3], lo que incluye su capacidad para suavizar inmediatamente el impacto de las interrupciones en su negocio en general y su capacidad para cambiar de marcha para que sus procesos sigan funcionando sin problemas. La clave para lograr esta resistencia es crear más flexibilidad en el lugar de trabajo.

De 1.500 oficinistas estadounidenses encuestados, el 96% declaró que necesitaba flexibilidad en el trabajo, pero sólo el 47% afirmó que sus empresas actuales se la proporcionaban[4] Entonces, ¿qué es exactamente lo que hace que un lugar de trabajo sea flexible? Uno de los criterios utilizados para medir la flexibilidad laboral es la ubicación. Varios empleados han expresado su necesidad de ser más indulgentes en lo que respecta al lugar donde se les permite realizar sus tareas. Preferían a los empleadores que les permitían realizar tareas fuera de la oficina durante una parte del día o trabajar a distancia de forma fija.

Las respuestas revelaron que, si se concediera más flexibilidad a los empleados, el 22% de ellos sentiría que sus empresas valoran más sus contribuciones.[5] Los datos del mundo real también mostraron que, para la mayoría de los empleados, el trabajo a distancia resultante de las restricciones de la COVID-19 no afectó negativamente a la calidad de su producción.[6] Por el contrario, la falta de flexibilidad disminuyó la productividad general de alrededor del 34% de los empleados, que declararon que las condiciones de trabajo inflexibles dificultaban la realización de sus tareas. La mitad de los encuestados llegó a afirmar que renunciaría a su trabajo actual si otra empresa le ofreciera más libertad de acción.[7]

En el transcurso de la pandemia, el sector financiero vio cómo el 29% de las empleadas dejaban sus puestos de trabajo debido a las rígidas condiciones laborales. Otro 34% de las encuestadas afirmó que también tiene previsto dimitir por el mismo motivo. Los analistas recomiendan ofrecer más flexibilidad en el lugar de trabajo al personal femenino para mejorar la retención de los empleados.[8]

En un estudio similar realizado en Nueva Zelanda, donde ahora está libre de COVID en su mayor parte y las empresas están reabriendo en masa, el 52% de los empleados afirmaron que disfrutaban de la flexibilidad que les ofrecían sus lugares de trabajo durante el apogeo de la pandemia. Alrededor del 47% del total de encuestados llegó a decir que prefería dimitir antes que volver a sus respectivas oficinas y lidiar con sus antiguas estructuras de trabajo.[9]

En EE.UU., se espera que alrededor de 6,2 millones de personas en puestos directivos vuelvan a la oficina a tiempo completo. Son los más propensos a estar físicamente presentes en el trabajo, ya que su función es la de dirigir y orientar personalmente a los equipos funcionales. 4,6 millones de trabajadores del sector financiero y 3,5 millones de los campos relacionados con la informática exigirán con mayor probabilidad una mayor flexibilidad, ya que sus tareas son mayoritariamente solitarias y no requieren que estén en la oficina para desempeñar sus funciones[10] En las situaciones en las que estos empleados necesitarán colaborar con sus compañeros de oficina, podrán hacerlo igual que durante la pandemia: a través de videoconferencias y otras plataformas basadas en la nube.

Reforzar la resiliencia operativa mediante una mayor flexibilidad en el lugar de trabajo es crucial, ya que ayudará a las organizaciones a sortear los cambios drásticos provocados por los rápidos cambios en la industria y la sociedad, los avances tecnológicos y los acontecimientos imprevisibles, como las catástrofes naturales y las pandemias. Los analistas sugieren que las empresas busquen una mayor modularidad de sus flujos de trabajo y den prioridad a la adquisición de herramientas que les otorguen más flexibilidad y oportunidades de colaboración.[11]

Para 2025, se prevé que alrededor del 41% de las empresas tendrán opciones de trabajo remoto e híbrido permanente a disposición de sus empleados. En cuanto a las inversiones, a mediados de 2020 ya se observaron notables aumentos que respaldan esta previsión. El 65% del gasto corporativo se canalizó hacia la adquisición de herramientas y sistemas de colaboración, mientras que el 51% se destinó a tecnologías y plataformas basadas en la nube.[12]

Muchas empresas líderes, como Amazon, Google y Microsoft, han reconocido la importancia de los modelos de trabajo flexibles y han decidido ampliar las opciones de trabajo desde casa de sus empleados[13] IBM, por ejemplo, está adoptando proactivamente el modelo de trabajo híbrido. La mayoría de sus empleados ahora sólo tendrán que estar en la oficina al menos tres días a la semana. Alrededor del 80% trabajará con el modelo híbrido; un máximo del 20% de los empleados podrá trabajar totalmente a distancia, especialmente los padres que tengan que cuidar de sus hijos hasta que los colegios vuelvan a funcionar. Para dar cabida a este cambio, IBM está modificando sus espacios de oficina, desprendiéndose de casi la mitad de sus 70 millones de pies cuadrados y rediseñando los espacios de trabajo restantes para mejorar la colaboración.[14]

En una reciente encuesta realizada a ejecutivos estadounidenses, se puso de manifiesto que dos tercios de ellos ya estaban haciendo planes para reducir el espacio físico de sus oficinas hasta en un 40% en los próximos tres trimestres. Para aumentar estos cambios, buscan invertir en tecnologías que permitan a los equipos de la oficina trabajar con sus compañeros a distancia y desde casa.[15]

Dado que muchas organizaciones ya disponen de salas de reuniones y áreas de trabajo -espacios en los que pueden haber invertido ya importantes recursos-, los responsables de la toma de decisiones pueden tender a ser aprensivos cuando se trata de renovar aún más sus instalaciones de oficina para el trabajo híbrido. Es posible que opten por mantener estos espacios tal y como estaban, y forzar sus antiguos modelos de trabajo para que se adapten a su nueva normalidad. Pero, como muestran las tendencias actuales, mantener el statu quo puede ser perjudicial para el rendimiento de la empresa en el futuro.

El rediseño de un lugar de trabajo para la resiliencia operativa no tiene por qué ser demasiado drástico. Unos sencillos ajustes pueden dar mucho de sí. Los responsables de la toma de decisiones sólo tienen que evaluar la utilidad de sus espacios de trabajo en caso de una interrupción importante: Seguirán siendo utilizables sus actuales salas de reuniones y cubículos de empleados o volverán a quedar vacíos durante meses? Si la respuesta es esta última, deben decidir qué medidas tomar para garantizar la continuidad de la empresa y aprovechar al máximo cada centímetro de su espacio de oficina.

En esta miniserie de artículos, queremos centrarnos en las zonas clave de la oficina que se beneficiarían enormemente de unos cuantos retoques en el diseño. En estos espacios, queremos mostrar cómo se puede aprovechar la tecnología para maximizar el uso de las salas convirtiéndolas en salas de trabajo seguras y polivalentes, adecuadas para la colaboración presencial altamente productiva y el trabajo híbrido.