Espacios Cambiantes: La Sala de Reuniones Modular

Las oficinas son cada vez más pequeñas porque cada vez más empresas permiten a sus trabajadores trabajar a distancia. A medida que las organizaciones se adaptan a la era pospandémica, muchas cambian su actual configuración de oficinas por espacios de trabajo más ágiles y dinámicos. Este cambio ha ofrecido a las organizaciones la oportunidad de mejorar su funcionamiento.

Las investigaciones han demostrado que los entornos de oficina tienen un impacto directo en la productividad de los empleados.[1] En principio, no tener paredes que separen físicamente a los empleados parecería la mejor manera de conseguir que las personas trabajen entre sí.[2] El ruido resultante de una oficina abierta era una molestia para la mayoría de los trabajadores. También disminuía mucho su nivel de privacidad en el trabajo. Los empleados tendían a interactuar menos porque tenían la sensación de que sus asuntos estaban demasiado expuestos. Aunque la configuración les permitía un acceso casual y sin restricciones para discutir asuntos de trabajo con sus colegas, era demasiado acceso.[3]

Aquí es donde entran en juego las salas de reuniones. Las buenas salas de reuniones deben ofrecer a los trabajadores la privacidad suficiente para que puedan hablar abiertamente entre ellos. Las mejores salas de reuniones ofrecen todas las herramientas que necesitan para colaborar eficazmente. Pueden entrar en cualquier momento y empezar a trabajar juntos. Las empresas que equipan a sus empleados con las herramientas necesarias y dan prioridad a la creación de una cultura de colaboración en el trabajo obtienen resultados cinco veces mejores que las que no lo hacen.[4] Cuando los participantes se sienten implicados en las discusiones, es más probable que se ciñan a la tarea en cuestión un 64% más que cuando trabajan solos.[5]

Elementos como las pizarras blancas y las pantallas son herramientas estándar de colaboración, ya que facilitan la ideación en grupo y el intercambio de contenidos. Como tales, se encuentran en casi todas las oficinas. Dado que muchas empresas se están volviendo híbridas, las cámaras de vídeo y los sistemas de audio de alta calidad también serán permanentes. Pero dado que el espacio de las oficinas se está reduciendo, añadir nuevo hardware puede dar lugar a un dilema: llenamos las salas ya abarrotadas con aún más cosas? Para resolverlo, las empresas tendrán que racionalizar el uso de la tecnología.

En lugar de comprar e instalar varias herramientas que cumplen diferentes requisitos (por ejemplo, pantallas estándar, proyectores, tabletas, altavoces y micrófonos), las organizaciones pueden buscar tecnologías como las pantallas interactivas que integran todas las funcionalidades que ofrecen estos dispositivos en un solo sistema. Una pantalla interactiva no sólo ahorra espacio, sino que también pone cómodamente varias herramientas de colaboración, como pantallas de presentación, pizarras en la nube y sistemas de VoIP, en un único dispositivo más fácil de gestionar.

Las reuniones adoptan muchas formas. Por ello, las salas de reuniones deben ser configurables para adaptarse a esas necesidades. Independientemente del tamaño de la sala, los trabajadores deben ser capaces de reutilizar sus salas de reuniones en función de los casos de uso del día. Si, por ejemplo, un grupo pequeño tiene que utilizar la sala para una videollamada con sus compañeros remotos, sólo necesita una pantalla de gran formato, una cámara y un micrófono, y suficientes sillas para sentar a las personas de su grupo. Para los casos en los que se requiera una pizarra blanca dedicada y otro software especializado, como AutoCAD, pueden instalar dos pantallas en la sala: una pantalla interactiva con una pizarra blanca en la nube, y una pantalla estándar para mostrar el progreso de su proyecto.

Las salas de reuniones modulares hacen que las mesas sean opcionales. Antes, los compañeros de trabajo solían necesitar una superficie para apoyar sus portátiles mientras tomaban notas y presentaban sus materiales. Pero con una pantalla interactiva en la sala, no tienen que traer sus propios dispositivos. Para las presentaciones, pueden cargar fácilmente sus archivos a través de un USB o descargarlos de sus cuentas de almacenamiento en la nube. Para tomar notas, pueden simplemente grabar sus sesiones y enviar los archivos a todos los destinatarios a través del correo electrónico. Al no haber mesas voluminosas que ocupen espacio, es más fácil crear salas de reuniones más modulares. Esto significa que los trabajadores pueden cambiar rápidamente la disposición de la sala de reuniones para adaptarla a sus necesidades.

Esto no significa necesariamente que las mesas queden completamente fuera de juego. Invertir en muebles modulares que puedan entrar y salir, plegarse, apilarse o doblarse, permite a los trabajadores colocarlos cuando sea necesario.

Un experimento publicado en el Journal of Applied Psychology comparó los resultados de la colaboración en reuniones de pie y sentadas. Los investigadores descubrieron que no había diferencias en cuanto a la sinergia del equipo. Pero si comparaban la velocidad a la que se cerraban las reuniones, las reuniones de pie eran más rápidas y, por tanto, más eficaces.[6]

Los informes más recientes han demostrado que estas conclusiones siguen siendo válidas. Sólo con ponerse de pie, los equipos han informado de que pueden reducir la duración de sus reuniones en un 25% aproximadamente. De 48 minutos, por ejemplo, la duración de las reuniones se redujo a 36. Estar de pie también hizo que los empleados estuvieran más alerta y atentos a las discusiones en curso, ya que no estaban tan distraídos como cuando estaban sentados frente a sus respectivos ordenadores portátiles. Su posición y la necesidad de su cuerpo de sentarse también les dio una sensación de urgencia para completar la tarea que tenían entre manos.[7]

Al no haber sillas en una sala de reuniones de pie, hay más espacio para que los participantes lo ocupen. Disponer de una o varias pantallas interactivas móviles para las sesiones crea varias posibilidades en cuanto a la configuración de la sala. Por ejemplo, las pantallas pueden colocarse en lados opuestos de la sala para que los equipos funcionales mantengan pequeños debates independientes. Después de sus sesiones de trabajo, pueden acercar las pantallas para presentar y sintetizar las ideas como un grupo más grande.

Disponer de este espacio adicional también es ventajoso cuando se plantean situaciones en las que es necesario aplicar el distanciamiento social. De este modo, las salas de reuniones pueden seguir utilizándose al tiempo que se minimizan los riesgos.