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Adopter des technologies de réunion hybrides pour une meilleure utilisation de l’espace bureau
- BenQ
- 2022-01-28
Votre lieu de travail doit faire l'objet d'un examen.
Avec la réouverture des entreprises à travers le monde, c'est actuellement le moment le plus propice pour évaluer l'état actuel de votre bureau. Qu’a révélé la pandémie sur la façon dont vous l’utilisez ? Comment le fait de télétravailler a-t-il changé l'opinion des employés à propos de ce que devrait être un bureau ?
Les bureaux ne sont pas seulement des structures conçues pour les employés pendant huit heures par jour. Leur seul objectif devrait être de fournir aux employés des espaces fonctionnels et sécurisés équipés de tous les outils dont ils ont besoin pour collaborer et produire un travail de qualité. Les grands espaces de bureau sont dynamiques, vivants, et en perpétuelle évolution - exactement comme les gens qui les utilisent. Maintenant, la question est de savoir si vos bureaux ont évolué avec le temps ?
Les tendances affichent une progression constante du travail hybride.1 Les grandes sociétés ont commencé à accorder davantage de flexibilité à leurs employés en leur permettant de travailler depuis leur domicile soit à temps complet, soit pendant une partie de la semaine de travail.2 De nombreux responsables étant conscients que leurs employés effectuent la plupart de leur travail solitaire à domicile, ils allouent davantage d'espace de bureau aux activités de travail reposant sur l'interaction sociale, telles que les réunions virtuelles ou en personne.3 M Moser Associates, une entreprise mondiale de conception de lieu de travail, constate que leurs clients plus progressistes réduisent l'attribution des postes de travail individuels; de 70 % de la surface totale du bureau, il est descendu à 30 %. Maintenant, les 70 % sont réservés au travail en équipe. Ceci est cohérent avec la tendance actuelle des organisations visant à réduire la taille de leurs espaces de bureau et à convertir des zones auparavant réservées aux compartiments des employés en pôles de réunion plus collaboratifs.4,5
Réalité actuelle
Les interruptions sont à présent plus fréquentes
Facteurs actuels susceptibles de bloquer les opérations :
Transition en cours
Le travail hybride devient une option permanente
La configuration de travail hybride conduit à une plus grande…
Tendances qui s’en dégagent
Les bureaux physiques sont de plus en plus petits
Les technologies existantes deviennent inappropriées6,7
Changements requis
Rationaliser la productivité et les technologies de réunion
Alors que votre propre organisation passe à des modes de travail hybrides, il est important de se poser ces trois questions clés :
Qui ? De plus en plus d’employés optant désormais pour le télétravail, il vous faudra avoir idée générale de qui sera en poste au bureau à temps plein. Étant donné qu’ils utiliseront l'espace plus souvent, vos mises à niveau doivent pouvoir répondre à leurs besoins. Quels profils ont-ils et quels types d’activité nécessiteront qu’ils utilisent une salle de réunion, une zone de rassemblement ou un espace collaboratif ?
Comment ? Les types de tâches effectuées dépendent des personnes qui utiliseront ces espaces. Utiliseront-elles principalement ces espaces pour des présentations ? Des réunions clients en face-à-face ? Des entretiens en personne ? Des appels vidéo ? Des sessions de brainstorming ? Cela aura une influence sur la taille des pièces, les aménagements au sol et l'équipement nécessaires.
Quoi ? Savoir comment vos employés utiliseront ces espaces vous donnera une idée plus claire des technologies auxquelles ils auront fréquemment recours. Faites le point sur les outils et les appareils présents dans vos salles de réunion. Sont-ils toujours appropriés pour répondre aux besoins de vos employés ? Contrôler si ces outils fonctionnent toujours n'est pas suffisant. Ils peuvent s'avérer fonctionnels mais insuffisants. La considération la plus importante consiste à savoir si oui ou non ces outils seront toujours en mesure de remplir leurs objectifs dans des configurations hybrides. Un tableau blanc, par exemple, est utile pour les gens qui se rencontrent en personne mais pour les participants à distance, les éléments écrits peuvent être difficiles à voir.
Cette évaluation de l'utilité des technologies de salle de réunion existantes est conforme aux projections de Gartner.8 Les outils de collaboration en équipe—matériel et logiciel conçus pour le travail en équipe et l’interactivité, tel que les écrans interactifs et les tableaux blancs dématérialisés—ont atteint la maturité dans le cycle de battage médiatique de Gartner. Ceci signifie que les industries les reconnaissent comme étant suffisamment vitaux pour être pleinement adoptés et faisant partie de leur structure de travail permanente.
Évolution des technologies de salles de réunion
Les tableaux blancs et les tableaux à feuilles mobiles ont été l’outil dominant pour les sessions de brainstorming et les présentations.
L’émergence des ordinateurs portables et des projecteurs ont permis aux travailleurs d’utiliser les media numériques en réunions.
L'essor de la vidéoconférence et du BYOD a introduit les systèmes VoIP, les smartphones et les tablettes dans les réunions.
Le passage à des solutions tout-en-un rationalisées : vidéoconférence, tableau blanc dématérialisé et partage d'écran.
Au fil des années, nous avons vu l'équipement des salles de réunion évoluer afin de s'adapter à l'évolution des demandes de l'industrie. Sur la base de l'état actuel de vos espaces de réunion, dans quelle mesure la technologie de votre salle de réunion est-elle adéquate ? Si vous recherchez des solutions de collaboration d'équipe qui vous aideront à faire progresser votre bureau, BenQ propose une suite d'écrans interactifs ainsi que des solutions de vidéoconférence et de partage d'écran sans fil en mesure de répondre à vos besoins professionnels. Si vous souhaitez découvrir quelles solutions BenQ peuvent rendre votre entreprise plus adaptée à vos employés, réservez une démo gratuite ou consultez l'un de nos experts!
- Rosenbaum, E., “The latest numbers on how many workers will be returning to offices, and how often”, CNBC, https://www.cnbc.com/2021/07/08/how-many-workers-will-be-returning-to-offices-and-how-often.html, 8 July 2021, last accessed 23 July 2021.
- Gratton, L., “How to Do Hybrid Right”, Harvard Business Review, Vol. 99, Issue 3, May-June 2021, p. 66-74.
- Levere, J., “One Size Doesn’t Fit All: Employees’ Needs Are Changing Work Spaces”, The New York Times, https://www.nytimes.com/2021/10/19/business/work-spaces-design-employees.html, 19 October 2021, last accessed 25 October 2021.
- Thomas, L., “Covid changed how we think of offices. Now companies want their spaces to work as hard as they do”, CNBC, https://www.cnbc.com/2021/03/10/1-year-into-covid-employers-rethink-offices-and-function-matters-most.html, 10 March 2021, last accessed 23 July 2021.
- Rosenbaum, E., “The latest numbers on how many workers will be returning to offices, and how often”.
- Hecht, J., “How Technology Is Driving Change In Almost Every Major Industry”, Forbes, https://www.forbes.com/sites/jaredhecht/2018/11/30/how-technology-is-driving-change-in-almost-every-major-industry, 30 November 2018, last accessed 23 July 2021.
- Kleynhans, S., “Select the Right Technology for Modern Meeting Rooms”, Gartner, https://www.gartner.com/document/code/320123, 20 September 2018, last accessed 23 July 2021.
- Rimol, M., “6 Trends on the Gartner Hype Cycle for the Digital Workplace, 2020”, Gartner, https://www.gartner.com/smarterwithgartner/6-trends-on-the-gartner-hype-cycle-for-the-digital-workplace-2020/, 24 August 2020, last accessed 23 July 2021.