Werkplekken verschuiven: het ontwerpen van werkplekken voor operationele veerkracht

Het is tijd om de werktafels af te stoffen. Miljoenen werknemers gaan terug naar hun kantoor nu de werkbeperkingen in een aantal regio's over de hele wereld afnemen. Op het hoogtepunt van de pandemie was ongeveer 65,5% van de werknemers wereldwijd gedwongen om op afstand te werken.[1] In de VS werkten ruwweg 48,7 miljoen mensen thuis op hun laptop.[2] Veel organisaties die hun bedrijf op de traditionele manier runden - wat betekent dat ze voor de besluitvorming en productie sterk vertrouwden op persoonlijke interacties - zagen dat ze slecht toegerust waren om over te schakelen op hybride en op afstand werkende werkwijzen. Deze beperking had hun activiteiten op onhandige wijze kortstondig tot stilstand gebracht.

Om een herhaling te voorkomen van wat er tijdens de pandemie is gebeurd, zullen organisaties hun operationele weerbaarheid moeten versterken. De Harvard Business Review definieert dit type veerkracht als het vermogen van een bedrijf om te gedijen in onverwachte situaties.[3] Dit omvat hun vermogen om onmiddellijk de impact te verzachten van verstoringen op hun algemene activiteiten en hun vermogen om te schakelen zodat hun processen soepel blijven verlopen. De sleutel tot het bereiken van deze veerkracht is het creëren van meer flexibiliteit op de werkplek.

Van de 1.500 ondervraagde kantoormedewerkers in de VS verklaarde 96% dat ze behoefte hadden aan flexibiliteit op het werk, maar slechts 47% beweerde dat hun huidige bedrijf daarin voorzag.[4] Wat maakt een werkplek nu precies flexibel? Een van de criteria die worden gebruikt om werkflexibiliteit te meten is de locatie. Verschillende werknemers hadden hun behoefte geuit aan meer soepelheid als het ging om de plaats waar zij hun taken mochten uitvoeren. Zij gaven de voorkeur aan werkgevers die hen toestonden om een deel van de dag taken buiten het kantoor uit te voeren of om volgens een vaste regeling op afstand te werken.

Uit de antwoorden bleek dat als werknemers meer flexibiliteit zouden krijgen, 22% van hen het gevoel zou hebben dat hun bedrijven hun bijdragen meer zouden waarderen.[5] Gegevens uit de praktijk toonden ook aan dat voor de meeste werknemers het werken op afstand als gevolg van de COVID-19-beperkingen geen negatieve invloed had op de kwaliteit van hun output.[6] Daarentegen verminderde een gebrek aan flexibiliteit de algehele productiviteit van ongeveer 34% van de werknemers, die verklaarden dat inflexibele werkomstandigheden het uitvoeren van hun taken moeilijker maakten. De helft van de respondenten zei zelfs dat ze ontslag zouden nemen van hun huidige baan als een ander bedrijf hen meer speelruimte zou bieden.[7]

In de loop van de pandemie zag de financiële sector 29% van de vrouwelijke werknemers hun bedrijfspositie verlaten vanwege de starre werkomstandigheden. Nog eens 34% van de ondervraagde vrouwen zei dat ze om dezelfde reden van plan zijn ontslag te nemen. Analisten bevelen aan meer flexibiliteit op de werkplek aan te bieden aan vrouwelijk personeel om het behoud van werknemers te verbeteren.[8]

In een soortgelijk onderzoek in Nieuw-Zeeland, waar de meeste mensen nu COVID-vrij zijn en bedrijven massaal weer open gaan, zei 52% van de werknemers dat ze genoten van de flexibiliteit die hun werkplek hen bood tijdens het hoogtepunt van de pandemie. Ongeveer 47% van het totale aantal respondenten ging zelfs zo ver dat ze zeiden dat ze liever ontslag namen dan terug te gaan naar hun respectieve kantoren en om te gaan met hun oude werkstructuren.[9]

In de VS zullen naar verwachting zo'n 6,2 miljoen mensen in managementfuncties voltijds naar kantoor gaan. Zij zullen waarschijnlijk het meest fysiek op het werk aanwezig zijn, aangezien hun rol erin bestaat functionele teams persoonlijk te leiden en te begeleiden. 4,6 miljoen werknemers uit de financiële sector en 3,5 miljoen werknemers uit de IT-sector zullen eerder vragen om meer flexibiliteit, aangezien hun taken meestal solitair zijn en zij niet op kantoor hoeven te zijn om hun taken uit te voeren.[10] In situaties waarin deze werknemers zullen moeten samenwerken met hun collega's op kantoor, kunnen zij dit doen net zoals tijdens de pandemie: via videoconferenties en andere cloud-platforms.

Het versterken van de operationele veerkracht door een grotere flexibiliteit op de werkplek is van cruciaal belang omdat het organisaties zal helpen bij het omgaan met drastische veranderingen als gevolg van snelle verschuivingen in de industrie en de samenleving, technologische vooruitgang en onvoorziene gebeurtenissen zoals natuurrampen en pandemieën. Analisten stellen voor dat bedrijven hun workflows meer modulair maken en prioriteit geven aan het verwerven van tools die hen meer flexibiliteit en mogelijkheden tot samenwerking bieden.[11]

Verwacht wordt dat tegen 2025 ongeveer 41% van de bedrijven hun werknemers permanente opties voor telewerken en hybride werken ter beschikking zullen stellen. Wat investeringen betreft, zagen we halverwege 2020 al een opmerkelijke toename die deze voorspelling ondersteunt. 65% van de bedrijfsuitgaven werd gesluisd naar de aanschaf van samenwerkingstools en -systemen, terwijl 51% naar cloudgebaseerde technologieën en platforms ging.[12]

Veel toonaangevende bedrijven, waaronder Amazon, Google en Microsoft, hebben het belang van flexibele werkmodellen ingezien en hebben besloten de thuiswerkmogelijkheden voor hun werknemers uit te breiden.[13] IBM omarmt bijvoorbeeld proactief het hybride werkmodel. Een meerderheid van hun werknemers zal voortaan nog maar minstens drie dagen per week op kantoor moeten zijn. Ongeveer 80% zal volgens het hybride model werken; maximaal 20% van de werknemers zal volledig op afstand mogen werken, met name ouders die voor hun kinderen moeten zorgen tot de scholen weer open gaan. Om aan deze verandering tegemoet te komen, verandert IBM zijn kantoorruimten, waarbij het bijna de helft van zijn 70 miljoen vierkante meter grote kantoor loslaat en de resterende werkruimten opnieuw inricht met het oog op een betere samenwerking.[14]

Uit een recent onderzoek onder Amerikaanse executives bleek dat tweederde van hen al plannen had om hun fysieke kantoorruimte in de komende drie kwartalen met maar liefst 40% in te krimpen. Om deze veranderingen kracht bij te zetten, willen ze investeren in technologieën waarmee teams op kantoor kunnen samenwerken met hun collega's op afstand en thuis.[15]

Aangezien veel organisaties al beschikken over vergader- en werkruimten - ruimten waarin ze mogelijk al aanzienlijke middelen hebben geïnvesteerd - kunnen besluitvormers geneigd zijn terughoudend te zijn als het gaat om het verder aanpassen van hun kantoorfaciliteiten voor hybride werk. Ze kunnen ervoor kiezen om deze ruimtes te houden zoals ze waren, en hun oude werkmodellen te dwingen om te passen bij hun nieuwe normaal. Maar zoals de huidige trends laten zien, kan het handhaven van de status quo schadelijk zijn voor de bedrijfsprestaties in de toekomst.

Het herinrichten van een werkplek voor operationele veerkracht hoeft niet al te drastisch te zijn. Met eenvoudige aanpassingen kom je al een heel eind. Beslissers hoeven alleen maar het nut van hun werkplekken te beoordelen in het geval van een grote verstoring: Zullen hun huidige vergaderzalen en werkhokjes nog bruikbaar zijn of zouden ze opnieuw maandenlang leeg staan? Als het antwoord het laatste is, moeten ze beslissen welke stappen ze moeten ondernemen om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen en tegelijkertijd elke centimeter van hun kantoorruimte optimaal te benutten.

In deze serie mini-artikelen willen we ons richten op belangrijke ruimtes op kantoor die veel baat zouden hebben bij een paar aanpassingen in het ontwerp. Voor deze ruimtes willen we laten zien hoe u kunt profiteren van technologie om het gebruik van de ruimte te maximaliseren door ze om te vormen tot veilige, multifunctionele werkruimten die geschikt zijn voor zeer productieve samenwerking in persoon en hybride werk.