Ruimtes veranderen: de modulaire vergaderruimtes

Kantoren worden kleiner naarmate meer en meer bedrijven hun werknemers toestaan op afstand te gaan werken. Terwijl organisaties zich aanpassen aan het post-pandemische tijdperk, ruilen veel organisaties hun huidige kantooropstellingen in voor slankere, dynamischere werkplekken. Deze verandering biedt organisaties een kans om hun manier van werken te verbeteren.

Onderzoek heeft aangetoond dat kantooromgevingen een directe impact hebben op de productiviteit van werknemers.[1] Een tijd lang hebben verschillende start-ups open kantoorindelingen aangeprezen als de sleutel tot een betere output. In principe lijkt het feit dat er geen muren zijn die werknemers fysiek van elkaar scheiden, de beste manier om mensen met elkaar te laten samenwerken. Maar zoals voorbeelden uit de praktijk hebben aangetoond, was dit niet noodzakelijkerwijs het geval.[2] Het resulterende lawaai van een open kantoor was voor de meeste werknemers hinderlijk. Het verminderde ook hun niveau van privacy op de werkplek. Werknemers hadden de neiging om minder met elkaar om te gaan omdat het voelde alsof hun zaken te veel werden blootgesteld. Hoewel de opstelling hen ongedwongen, onbelemmerde toegang gaf om werkzaken met hun collega's te bespreken, was het gewoon te veel toegang.[3]

Dit is waar vergaderruimten van pas komen. Goede vergaderruimten moeten werknemers net genoeg privacy bieden om openlijk met elkaar te kunnen praten. Nog betere vergaderruimten bieden alle hulpmiddelen die ze nodig hebben om effectief samen te werken. Ze kunnen gewoon op elk moment binnenlopen en beginnen samenwerken. Bedrijven die hun werknemers uitrusten met de nodige tools en prioriteit geven aan het creëren van een cultuur van samenwerking op het werk presteren vijf keer beter in vergelijking met bedrijven die dat niet doen.[4] Wanneer deelnemers het gevoel hebben dat ze betrokken worden bij discussies, is de kans groter dat ze zich 64% langer aan de taak houden dan wanneer ze alleen werken.[5]

Inrichtingen zoals whiteboards en beeldschermen zijn standaard samenwerkingsinstrumenten omdat ze het eenvoudiger maken om in groep ideeën op te doen en inhoud te delen. Als zodanig zijn ze in bijna elk kantoor te vinden. Aangezien veel bedrijven hybride gaan werken, zullen videocamera's en hoogwaardige audiosystemen ook een vaste plaats innemen. Maar aangezien kantoorruimte krimpt, kan het toevoegen van nieuwe hardware leiden tot een raadsel: vullen we de toch al overvolle ruimtes met nog meer spullen? Om dit op te lossen, zullen bedrijven hun gebruik van technologie moeten stroomlijnen.

In plaats van verschillende hulpmiddelen aan te schaffen en te installeren die elk aan verschillende vereisten voldoen (bijv. standaardbeeldschermen, projectoren, tablets, luidsprekers en microfoons), kunnen organisaties kijken naar technologieën zoals interactieve beeldschermen die alle functionaliteiten die deze apparaten bieden in één systeem integreren. Een interactief scherm bespaart niet alleen ruimte, maar plaatst ook meerdere samenwerkingstools zoals presentatieschermen, cloud whiteboards en VoIP-systemen in één enkel, gemakkelijker te beheren apparaat.

Vergaderingen nemen vele vormen aan. Vergaderruimten moeten daarom zo kunnen worden geconfigureerd dat ze aan die behoeften kunnen worden aangepast. Ongeacht de grootte van de ruimte, moeten werknemers hun vergaderruimte direct kunnen hergebruiken, afhankelijk van wat ze die dag nodig hebben. Als een kleine groep de ruimte bijvoorbeeld moet gebruiken voor een videogesprek met collega's op afstand, hebben ze slechts één groot beeldscherm, een camera en microfoon nodig, en voldoende stoelen om plaats te bieden aan de mensen in hun groep. Voor gevallen waarin speciale whiteboarding en andere gespecialiseerde software, zoals AutoCAD, nodig is, kunnen ze twee displays in de ruimte plaatsen: een interactief display met een cloud whiteboard, en een standaard display om de voortgang van hun project te laten zien.

Modulaire vergaderruimtes maken tafels optioneel. Voorheen hadden collega's vaak een oppervlak nodig om hun laptop op te laten rusten terwijl ze aantekeningen maakten en hun materiaal presenteerden. Maar met een interactief scherm in de ruimte hoeven ze niet langer hun eigen apparaten mee te nemen. Voor presentaties kunnen ze hun bestanden gewoon via USB laden of downloaden van hun cloud-opslagaccounts. Om aantekeningen te maken, kunnen ze hun sessies gewoon opnemen en de bestanden via e-mail naar alle ontvangers sturen. Zonder omvangrijke tafels die ruimte innemen, is het eenvoudiger om vergaderruimtes te creëren die meer modulair zijn. Dit betekent dat werknemers de indeling van de vergaderruimte snel kunnen aanpassen aan hun behoeften.

Dit hoeft niet te betekenen dat tafels helemaal uit beeld zijn. Door te investeren in modulair meubilair dat kan worden in- en uitgerold, ingeklapt, opgestapeld of opgevouwen, kunnen werknemers het meubilair opzetten wanneer dat nodig is.

Een experiment gepubliceerd in het Journal of Applied Psychology vergeleek de samenwerkingsresultaten van staande en zittende vergaderingen. Wat de onderzoekers vonden was dat er geen verschil was in termen van teamsynergie. Maar als ze de snelheid waarmee de vergaderingen werden beëindigd vergeleken, bleken de stand-up vergaderingen sneller en dus efficiënter te verlopen.[6]

Recentere verslagen hebben aangetoond dat deze bevindingen nog steeds geldig zijn. Door gewoon te gaan staan, hebben teams gemeld dat ze de lengte van hun vergaderingen met ongeveer 25% konden verkorten. De duur van 48 minuten bijvoorbeeld, daalde tot 36 minuten. Staand vergaderen zorgt er ook voor dat werknemers alerter zijn en beter opletten tijdens lopende discussies, omdat ze niet meer zo afgeleid worden als wanneer ze achter hun laptop zitten. Hun positie en de behoefte van hun lichaam om te zitten gaven hen ook een gevoel van urgentie om de taak af te ronden.[7]

Aangezien er geen stoelen zijn in een staande vergaderruimte, is er meer ruimte voor de deelnemers om in te nemen. Het hebben van een of meer verplaatsbare interactieve schermen voor sessies creëert verschillende mogelijkheden in termen van ruimteconfiguratie. Bijvoorbeeld, displays kunnen aan tegenovergestelde kanten van de ruimte worden geplaatst voor onafhankelijke kleinere discussies tussen functionele teams. Na hun breakout-sessies kunnen ze de schermen dichter bij elkaar plaatsen om ideeën te presenteren en te synthetiseren als een grotere groep.

De extra ruimte is ook een voordeel bij het overwegen van scenario's waarbij sociale afstand moet worden bewaard. Op die manier kunnen vergaderzalen nog steeds worden gebruikt, terwijl de risico's tot een minimum worden beperkt.